Bizonylatok

Ebben a menüpontban lehetőség van több művelet elvégzésére mind a vevő mind pedig a szállítói bizonylatoknál:

 

Az egyes műveletek elvégezhetőségét befolyásolhatja a bizonylat típusa! A bizonylatok elérésére 3 fület biztosít a program a különböző keresési lehetőségek jobb kihasználásáért.

 

Bizonylatok bizonylattípus szerint

 

A Bizonylatok bizonylattípus szerinti rendezésnél külön-külön választhatunk a Vevői bizonylatok és a Szállítói bizonylatok közül.

 

A Bizonylat típusok mezőben válassza ki a legördülő listából a megjeleníteni kívánt bizonylat típust (ami más vevő és más szállító esetén):

 

 

Állítsa be az intervallumot, majd kattintson a "lekérdez" gombra. A kiválasztott típusba és időszakba tartozó bizonylatok megjelennek a az ablakban.

 

A bizonylat kiválasztásánál rendelkezésére áll az a lehetőség, hogy a listában található bizonylatokat az oszlopok megnevezésére kattintva sorba tudja rendezni.

 

A megnevezésre kattintva a sorrendet is változtatni tudjuk ( növekvő - csökkenő ), amit a mező neve mellett találhat nyíl jelez

 

 

Funkciók:

 

 

Nyomtatási műveletek (csak vevői bizonylatoknál)

 

Megnéz

A bizonylat első példányának megjelenítése, a lap közepén vízjelként megjelenik az alábbi felirat: "Nyomtatási kép"

 

Másolás

gomb megnyomására a kiválasztott bizonylatról hiteles másolat készíthető, annyi példányban amennyiben az eredeti bizonylat készült. A másolat annyiban különbözik az eredeti bizonylattól, hogy a lap közepén mintegy vízjelként megjelenik a "Másolat" felirat.

 

Vevői példány másolása (nyomtatása)

Amennyiben a vevői (1.) példányt még nem nyomtatta ki, akkor ezt a gombot megnyomva elkészül az. A nyomtatás állapotáról a főképernyő nyomtatás oszlopából tájékozódhat. Ha itt nem szerepel semmi, akkor még nem történt meg egyik példány nyomtatása sem. A V betű jelenti azt, hogy a  vevői példány ki lett nyomtatva. A gomb felirata is eszerint változik (másolása vagy nyomtatása)

 

Kereskedői példány másolása (nyomtatása)

Amennyiben a kereskedői (2.) példányt még nem nyomtatta ki, akkor ezt a gombot megnyomva elkészül az. A nyomtatás állapotáról a főképernyő nyomtatás oszlopából tájékozódhat. Ha itt nem szerepel semmi, akkor még nem történt meg egyik példány nyomtatása sem. A K betű jelenti azt, hogy a  kereskedői példány ki lett nyomtatva. A gomb felirata is eszerint változik (másolása vagy nyomtatása)

 

Kiegyenlítés

 

A pénzügyi nyilvántartás részét képezi a nem készpénzes típusú bizonylatok kiegyenlítésének művelete. Erre a programban több helyen is van lehetőség. Ahhoz, hogy kiegyenlítést tudjon végezni, a Bizonylatok / kiegyenlítés ablak kiegyenlítés bizonylattípusai fülön ki kell választania, hogy mely bizonylattípusok és fizetési módok esetében legyen elérhető a funkció.

Az aktív soron állva kattintson a "kiegyenlítés" gombra. Ha a bizonylattípus és fizetési mód nem felel meg az előző feltételnek, akkor figyelmeztetést kap, egyébként:

 

 

A kiegyenlítés ablakban megadhatja a kiegyenlítés dátumát, a bizonylatszámot, valamint az összeget. Az összeg lehet részkiegyenlítés is! Ez a kiegyenlítés annyiban különbözik a speciálisan erre a célra készített funkciótól, hogy nem láthatók a bizonylattal kapcsolatos esetleges korábbi pénzmozgások. A "Tárol" gombbal véglegesítheti a rögzített adatokat.

 

Dokumentumok

 

A bizonylatokhoz dokumentumok társíthatók. Ezek lehetnek szerződések, szállítói számla esetén a bizonylat szkennelt képe, stb. Kattintson a "Dokumentumok" gombra:

 

 

Az ablakon elérhető funkciók:

Új: új dokumentum felvitele

Módosít: a meglévő dokumentum módosítása (a lehetőségek szinte azonosak az új dokumentum felvitelével, a csatolt állomány módosítása nem elérhető)

Töröl: jóváhagyást, megerősítést követően a dokumentum törlése

Megnéz: A dokumentum megnyitása a Windows-ban hozzárendelt alkalmazással

 

Új dokumentum felvitele

 

 

Adja meg a dokumentum nevét. Ezt a nevet jeleníti meg a program a dokumentum közérthető neveként.

A következő feladat, a dokumentumot kategóriába, illetve alkategóriába rendelni. A program telepítésével automatikusan létrejöttek alapbeállítások, amelyeket akár itt is bővíthet, módosíthat, illetve sajátot törölhet. A kategória, illetve alkategória törlésének feltétele, hogy nem tartozhat hozzárendelt dokumentum. A program által létrehozott alapbeállítások:

 

 

A dokumentumhoz tetszőleges hosszúságú leírást, ismertetőt adhat.

 

A dokumentum vagy már meglévő fájl vagy szkenneléssel beolvasandó állomány. A "Fájl" gombra kattintva kiválaszthatja a hozzárendelendő dokumentumot, A "Szkenner" gombra pedig egy papír alapú dokumentum beolvasására nyílik lehetőség. Ez abban az esetben végezhető el, ha a szkennelésre szánt eszköz TWAIN driver-rel rendelkezik. Természetesen az eszközök más és más felhasználói felületet biztosítanak.

 

Bármi is a dokumentum forrása, a fájl célkönyvtára a munkaállomás paraméterekben megadott útvonalra történik a mentése. Fájl esetén ez a mentés gyakorlatilag egy másolat készítése. Fontos, hogy mivel a megjelenítés a windows-ban a fájl kiterjesztéséhez megadott programmal történik, így akár szerkeszthető is utólag. Ez a módosítás azonban így mindig a másolaton történik!

 

Projektek

 

A projekt, költségelemzés feltétele. hogy a dokumentumok részben vagy egészben a Törzsadatok / Projekt, költség menüpontban karbantartható felbontásokhoz rendelje. A program használatba vételekor célszerű annak az eldöntése, hogy a három rendelkezésre álló szint közül melyiket, melyeket választja. Ezt az Általános paraméterek / Pénzügyi nyilvántartás fülön teheti meg. A "Projektek" gombra kattintva az előbbi beállítások szerint a hozzárendelést végezheti el:

 

 

Az ablakon vehet fel új felbontást, módosíthatja a meglévőt, illetve törölheti.

 

Új felbontás felvitele:

 

 

Válassza ki a kért szintekhez a felbontás típusát, adja meg a hozzájuk rendelt összeget. Egy bizonylat természetesen korlátlan felbontás sorra osztható.

Az elemzést a Listák / Projekt, költség elemzés menüpontban tudja elvégezni.

 

 

Sztornó

gomb megnyomására elindíthatja a kiválasztott bizonylat érvénytelenítését (Sztornózását) Számlát csak Számlával egy tekintet alá eső okirat készítésével érvényteleníthet, amit a számla és egyéb bizonylat előállítása menüponton belül lehet elvégezni! Sztornózható a bizonylat, ha

nem tartozik a szigorú számadású bizonylattípusok közé

nem hivatkozik rá másik bizonylat (pl.: szállítólevél, ami betöltésre került)

 

Egyéb adat

Amennyiben megjegyzést fűzött a bizonylathoz, akkor azt itt megnézheti, illetve szerkesztheti.

 

 

 

 

Bizonylatok partnerenként

 

Lehetőség van Partnerenként csoportosítani a bizonylatokat. Fontos, hogy ha új keresési feltételeket választ, a "Lekérdez" gombra kattintva tudja az adatokat aktualzálni!

A sorrendet név és azonosító szerint rendezheti. A rendezés az alapja a Keresésnek is. A partner kiválasztásakor láthatja a részére az adott évben kiállított bizonylatait. A partner több szó szerinti szűkítéséről az általános kezelési tudnivalók részben olvashat.

 

 

A bizonylatokra vonatkozó funkciók megegyeznek az első fülön ismertetettel.

 

Távnyomtatás bizonylatok

 

A távnyomtatással készült bizonylatokat tudja megnézni és szükség esetén kinyomtatni. A dátum intervallum megadása után kattintson a "Lekérdez" gombra. Itt tudja lekérdezni azt is, hogy melyek azok a  bizonylatok, amelyeknek a nyomtatása nem történt meg 7 napon belül. Ehhez kapcsolja be a "7 napnál régebbi nem nyomtatott számlák" opciót, majd kattintson ismét a "Lekérdezés" gombra.  Amennyiben a vevő nem kapta meg az email-t a bizonylat mellett található "Küldés ismétlése" gomb segítségével meg tudja ismételni a levél küldését. A küldés minden esetben a vevő partnertörzsben nyilvántartott e-mail címére fog menni. A nyomtatás oszlopban azt láthatja, hogy melyik példány nyomtatása történt meg (V - Vevői  K - Kereskedői).

 

A "szinkronizálás" gombra kattintva vizsgálat történik azokra a bizonylatokra, amelyeknek a nyomtatása még nem történt még a vevő részéről, hogy közben változott-e a státusza. Ha a lekérdezést követően szeretné az első példányt nyomtatni, de ügyfele azt közben megtette, akkor is csak másolatot tud készíteni, a vizsgálat ekkor is megtörténik!

 

Fontos! Partnerének a távnyomtatással készült bizonylat nyomtatására 7 nap áll rendelkezésére! Ennek leteltét követően már csak Ön nyomtathatja a számlát!

 

 

A bizonylatokra vonatkozó funkciók itt is megegyeznek az első fülön ismertetettel.