Gyakran előfordulhat, hogy külföldi partnernek kell kiállítania számlát, aminek a devizaneme nem HUF. Ehhez a következő lépéseket kell megtenni.
1.Árfolyamok ellenőrzése
2.Fejléc adatok kitöltése
3.Tételek felvitele
4.Bizonylat ellenőrzése
5.Bizonylat véglegesítése
1. Árfolyamok ellenőrzése
A Törzsadatok menüponton belül lehet az Árfolyamokat rögzíteni. Az év elején el kell dönteni, hogy a devizában kiállított bizonylatoknál melyik számlavezető bank (vagy MNB) árfolyamát fogjuk használni. A pirossal jelölt adatok fontosak ahhoz, hogy a későbbiekben a deviza számla kiállítása gördülékenyen megtörténhessen. Deviza számla készítésnél az eladási árfolyamot fogja használni a program, a többi árfolyamot nem szükséges kitölteni.
2. Fejléc adatok kitöltése
A partner kiválasztása után a következő lépéseket kell megtenni:
1.Bizonylattípus kiválasztása
2.Fizetési mód kiválasztása
3.Ártípus beállítása
4.Ellenőrizzük, hogy a Deviza bizonylat legyen bekapcsolva
5.Deviza ár típusának kiválasztása
6.Bank kiválasztása
7.Deviza típus kiválasztása
8.Értékesítés módjának beállítása
9.Bizonylat nyelvi beállítása
10.Nyomtatási mód kiválasztása ( amennyiben használjuk a távnyomtatás, vagy az e-számla lehetőséget)
Pirossal jelöltük azokat a pontokat, amit mindenképpen ellenőrizni kell, mielőtt a tételek felvitelét elkezdi. Ha a számla kiállítása Euro-ban fog történni, a deviza árat kétféleképpen is tudja kezelni a szoftver. Ha a cikkekhez a cikktörzsön belül megadott deviza árat és azt akarja a számlázás során használni, akkor az EURO a terméktörzsben lévő adatok alapján kapcsolót állítsa be. Az árfolyam csak tájékoztató adat, azt az 1. pontban részletezett módon tudja beállítani. A bizonylaton magyarul fog szerepelni minden adat, ezen kívül lehetőségünk van egy idegen nyelven is megjeleníteni ezeket az adatokat.A program alapesetben az Angol és a Német nyelvű bizonylatokhoz szükséges nyelvi elemeket tartalmazza, de lehetősége van új nyelv felvételére is. Ebben az esetben viszont ki kell tölteni a Paraméterek/Általános paramétereken belül az új nyelvhez tartozó nyelvi elemeket. Fontos, hogy ha közösségen belüli számlát akar kiállítani, akkor a partnertörzsben a vevő adatainál töltse ki az EU-s adószámot!
A fejléc adatok kitöltése után a bizonylat tételek fülre kattintva megkezdheti a bizonylatra kerülő tételek felvitelét.
3. Tételek felvitele
Amennyiben a fejléc adatai rendben vannak, továbbléphet a Bizonylat tételek rögzítésére, amit a képernyő felső részén látható fülre kattintva tehet meg. Az "Új tétel" gombra kattintva elkezdheti a tételek felvitelét. Az Általános kezelési tudnivalók menüpontban leírtak szerint lehetőséget biztosít a program a cikk neve alapján történő részletes keresésre akár szórészletek alapján. Ha a jobb oldalon megtalálja azt a cikket, amit keres, akkor a cikk mellett található nyílra kattintva már ki is választotta.
A pirossal jelölt adatokra különös figyelmet kell fordítania. A mennyiséghez automatikusan 1-et fog felkínálni a program, ezt módosíthatja. Amennyiben a cikkhez van beállítva ár, akkor az is megjelenik a Nettó ár mezőben (ezt is lehetősége van módosítani). A program tételenként eltérő százalékos engedmény megadására is alkalmas. Ekkor figyelni kell arra, hogy engedmény esetén negatív értéket adjon meg, a pozitív érték felárat fog eredményezni! Szintén fontos tudni, hogy ezeket az ár és engedmény módosítási lehetőségeket akkor lehet elérni, ha erre a jogok a között a felhasználó lehetőséget kapott!
A nettó ár tehát Euró esetében a cikkhez rendelt ár is lehet, minden más devizanem esetében a forintérték és az árfolyam hányadosa!
A "Tétel tárol" gombra kattintva a rögzített adatokat tárolja és már viheti is fel a következőt a számlára. Ha nincs több rögzítendő tétel, a "Mégsem (Esc)" gombra kattintva kiléphetünk a rögzítésből.
4. Bizonylat ellenőrzése
A bizonylat véglegesítése előtt még van lehetőség arra, hogy egy ellenőrzést végezzünk el a felvitt adatokkal. Az "Ellenőrzés" gombra kattintva egy tárolás előtti vizsgálat fut le, aminek sikeres megtörténte biztosítja azt, hogy a véglegesítéshez is rendelkezésre áll minden adat. Ezen kívül lehetőségünk van a "Megnéz" gombra kattintva a bizonylat képét megtekinteni abban a formában ahogyan a nyomtatásban is meg fog jelenni. Itt még van lehetőség ellenőrizni a bizonylat tartalmát. Nézzük meg a mennyiségeket, egységárakat, engedményeket, stb. Bizonylatszámot csak véglegesítéskor kap.
5. Bizonylat véglegesítése
Amennyiben minden rögzített adat helyes, a "Bizonylat véglegesít" gombra kell kattintania. Ezután megjelenik a bizonylat nyomtatási képe és elindul a nyomtatás. Ha a nyomtatás elkészült, kattintson a képernyő jobb felső részén található "Bezár" gombra és megjelenik a következő kérdés:
Ha hiba történt nyomtatás közben, és a bizonylat nem nyomtatódott ki, akkor a "Mégse" gombra kattintva megismételheti a nyomtatást, ha sikerült elhárítani a problémát. Ha sikeresen elkészült a bizonylat, azonnal kezdheti a következőt.