A GLS a banki befizetésekre vonatkozó információkat excel (xls) fájlban is a megrendelő rendelkezésére bocsájtja. Ez a fájl alkalmas a befizetések automatikus feldolgozására, amennyiben az alábbi adatfelépítést tartalmazza:
GLS banki befizetés állomány betöltése az infotéka Kontír.NET alkalmazásba
Feladat: a GLS xls állományban található banki befizetéseket azonosítja a hivatkozás oszlopban található bizonylatszám alapján és abból banki könyvelési tételt generál. A GLS állományban található kiegyenlítések deviza neme minden esetben HUF. A GLS minden napról külön állományt ad. A generáláshoz az xls állományban rendelkezésre álló adatok mellett paraméterek is szükségesek.
Paraméterek:
•bank főkönyvi száma: erre a bankra történik a tételek generálása
•fiók: ebbe a fiókba történjen a tételek generálása
Az állományban található, a bizonylat fej létrehozásához szükséges adatok:
•utalás dátuma: a kivonat kelte és a tételeknél az értéknap
Bizonylat fej bizonylatszámot az utalás dátuma és a bank főkönyvi száma alapján kerül meghatározásra: {bank főkönyvi száma}/{utalás dátuma}, a terhelés és jóváírás összesen értékek nullák lesznek. Pl.: 384/20151012
A könyvelési állományban a hivatkozási szám alapján meg kell keresni a vevői előírást. Mivel a GLS a kiszállításnál az 5 forintra való kerekítést kell, hogy alkalmazza a készpénz átvételekor, ezért az összeg oszlop a bizonylat eszerinti értékét tartalmazza. Ha a hivatkozási szám alapján az előírás tétele(i) megtalálható és az előírás összege valamint az xls állományban a sorhoz tartozó összeg ABS(eltérése) nem több 2 forintnál, akkor a kiegyenlítés összegének az előírás összegét kell tekinteni, egyébként a kiegyenlítés nem azonosítható egyértelműen.
A kontírozás tétel adatai, ha a hivatkozási szám alapján az előírás megtalálható:
•értéknap: az utalás dátuma
•ellenszámla jellege: Követel
•ellenszámla: a megtalált előírásokból az utolsó sor vevő főkönyvi száma
•partner: a megtalált előírás partnere
•hivatkozási szám: az xls állományból a hivatkozási szám
•bruttó érték: az előző bekezdés szerinti érték
A paraméterek megadása, elfogadása után ki kell választani a betöltésre kerülő fájlt:
A betöltést követően megjelenítendő jegyzőkönyv tartalmazza az állományban megtalálható kiegyenlítési sorokat a hozzá tartozó státusszal együtt. A státusz lehet:
•feldolgozva
•hiba oka (pl.: nem található)
A jegyzőkönyv tartalmazza még azt az összesített kerekítési értéket előjel helyesen, amit a megtalált előírások kerekítése miatt a könyvelésnek manuálisan le kell könyvelni, hogy a banki kivonat egyezzen a könyveléssel. A kerekítésből adódó érték számolásánál úgy kell eljárni, hogy amennyiben az xls állományban szereplő érték nagyobb (maximum 2 forint), akkor az összesen érték nő, egyébként csökken.
A feldolgozást követően a feldolgozás dátuma visszaírásra kerül az excel fájlba, így ismételt beolvasást a bővítmény nem tesz lehetővé. Ha valamiért erre szükség van, akkor a fájlból előtte annak a mezőnek a tartalmát törölni kell, amelyik ezt az adatot tartalmazza.
Az előírás keresési algoritmusa
A hivatkozási számot a teljes könyvelési állományban kell keresni, időszaktól független. Az előírás összegének meghatározásánál minden 3-as könyvelési típusba tartozó (vevő) könyvelési tételt figyelembe kell venni, aminek a bizonylatszáma azonos a kiegyenlítés hivatkozási számával. A könyvelési állomány a keresésre vonatkozóan hibaforrást tartalmazhat:
•több partnerhez ugyanaz a bizonylatszám lett megadva
•azonos bizonylatszámú előírások más vevő főkönyvi számot tartalmaznak
A futárszolgálattal küldött csomag esetén azt tételezzük fel, hogy átveszi vagy nem. Ha átveszi, akkor a teljes összeget megfizeti. Ez alapján az előírás keresése csak akkor adhat vissza találatot, ha a tételekből számolt előírás összeg és a megfizetés összege közötti különbség abszolút értékben nem több 2 forintnál. Ezzel a vizsgálattal gyakorlatilag nullára csökkenthető a hibaforrásból adódó téves kiegyenlítés valószínűsége.
A sikeres összevezetés legfontosabb feltételei:
•a vevői számlák könyvelését meg kell előznie a banki beolvasásnak
•a vevői bizonylatszám helyes rögzítése, különben nem található az előírás algoritmusa alapján
•a vevői bizonylatszámnak egyedinek kell lennie a teljes könyvelési állományban