A számviteli törvény elvei alapján a költségek és ráfordítások az időbeli elhatárolást követik, vagyis minden bevételt és költséget akkorra kell elszámolni, amelyik időszakra ez vonatkozik. Ez vonatkozhat időszakon belülre vagy több időszakra. Időszakon belülre lehet egy példa, amikor egy fuvarozó cég az összes teherautójára megvásárolja az éves autópálya matricát januárban. Ha nem történne meg az időszakon belüli elhatárolás, akkor a januári hónapra aránytalanul nagy költség keletkezne, ezért célszerű azt minden hónapra arányosan szétosztani.
Ezt a feladatot támogatja az elhatárolás funkció. Az elhatárolás automatizmusa négy időbeli bontást határoz meg:
Ennek megfelelően definiálhatók az elhatárolások főkönyvi számai a Paraméterek / Általános paraméterek / Elhatárolás menüpontban.
Nézzük meg, hogy az előző példa alapján hogyan történik ez a gyakorlatban.
Megtörténik a szállítói számla könyvelése:
A kontírozás soron jobb egérgombot nyomva az előugró menüből válassza ki a [ Elhatárolás ] menüt.
Állítsuk be a dátum intervallumot és a számolás módját. Ez jelen esetben 2024.01.01 - 2024.12.31 lesz és a módszer: minden hónapra azonos érték. A [ Tárol ] gombra kattintva megtörténik a számolási ablak felajánlása:
Az elvárásaink szerint minden hónap azonos értéket kapott a teljes évre. Az ablakban található dátumhoz rendelt értékek szabadon karbantarthatók, vagyis van lehetőség új sor felvitelére, meglévő módosítására és sor törlésére.
Ez biztosítja a teljesen egyedi szempontok szerinti elhatárolási lehetőséget. Fontos, hogy a bizonylat csak akkor lesz véglegesíthető, ha az elhatárolandó és az elhatárolt összeg megegyezik!
Amennyiben a bizonylatok véglegesítésre kerülnek, a paraméterekben megadott elhatárolási főkönyvi számok figyelembe vételével generálásra és véglegesítésre kerülnek a vegyes tételek is.
Az eredményt a részletes keresésben megnézve (rákeresünk a bizonylatszámra):
Az elhatárolás tételeinek bizonylatszáma kiegészítésre kerül egy "ELHAT" kifejezéssel, mivel a különböző dátumok más-más fejadatot igényelnek.
Az elhatárolás most egy főkönyvi számot érint, mivel mindegyik tétel aktív elhatárolás éven belül. Extrém esetekben akár az is előfordulhat, hogy mind a négy elhatárolás főkönyvi szám felhasználásra kerül.
Milyen kritériumoknak kell megfelelni, hogy az elhatárolás funkció elérhető legyen?
•a könyvelési napló pénztár, vevő vagy szállító
•a tartozik vagy követel főkönyvi szám első karaktere 5,8 vagy 9
A véglegesítéshez az alábbi ellenőrzési feltételeknek meg kell felelnie:
•ha a kontírozás tételhez van elhatárolás, akkor azok összértékének meg kell egyeznie a tétel nettó értékével
•a tartozik vagy követel főkönyvi szám 5,8,9 kezdetű legyen
•ha a kontírozás tételhez van elhatárolás, akkor minden elhatárolási dátum időszakának léteznie kell
•ha a kontírozás tételhez van elhatárolás, akkor az elhatárolás dátuma szerinti időszakokban az 5,8,9 kezdetű tartozik vagy követel főkönyvi számnak léteznie kell és nem lehet összesítő
•ha a kontírozás tételhez van elhatárolás, akkor a paraméterekben megadott elhatárolás főkönyvi számoknak létezniük kell és nem lehetnek összesítők az elhatárolás dátuma szerinti időszakban
•ha a kontírozás tételhez van elhatárolás, akkor a paraméterekben megadott elhatárolás főkönyvi számoknak létezniük kell és nem lehetnek összesítők a könyvelés dátuma szerinti időszakban
•ha a kontírozás tételhez van elhatárolás, akkor az elhatárolás dátuma szerinti időszakban nem lehet számviteli zárás
Nézzük meg a számolás módja szerinti felajánlott elhatárolás értékek algoritmusát egy "nem valósághű" példán:
Ha a számolás módja minden hónapra azonos érték:
A kezdő dátumot és a záró dátumot is magába foglaló hónapok számával a nettó értéket elosztjuk és kerekítjük.
A kezdő dátum hónapjától a záró dátumot megelőző hónapig az érték az így kiszámolt lesz, míg az utolsó hónaphoz a nettó értéket csökkentjük a hónapok száma szorozva a havi kerekített értékkel. Így az elhatárolás értékeinek összértéke azonos kell, hogy legyen a nettó értékkel. A kerekítésből adódó eltérést az utolsó elhatároláshoz vesszük figyelembe.
Példa:
Időszak: 2023.11.10 - 2024.11.09
Nettó érték: 2 000 000 HUF
Egy havi átlag kerekítve: 2000000/13 = 153846
2023.11. hótól 2024.10. hónapig havonta 153846
2024.11. hónap: 2000000 – 12 * 153846 = 153848
Ha a számolás módja a törthónapokra arányosított érték:
Napi átlag számolása:
Ha a kezdő dátum napja nem 1, akkor kezdő dátumtól a kezdő dátum hónapjának utolsó napjáig a napok száma: k1
Ha a záró dátum napja nem a hónap utolsó napja, akkor záró dátum első napjától az záró dátumig a napok száma: z1
Az egész hónapok kezdő dátumától az utolsó teljes hónap utolsó napjáig a napok száma: h1
Napi átlag: nettó érték (s65) / (k1 + z1 + h1)
Értékek számolása:
Ha a kezdő dátum első napja nem 1, akkor törthónap és a hozzá rendelt érték: Napi átlag * k1 kerekítve
Teljes havi értékek számolása: Napi átlag * h1 / teljes hónapok száma
Záró dátum hónapjához az érték: nettó érték (s65) – eddigi elhatárolások összege
Példa 1 (kezdő és záró dátum is törthónap):
Időszak: 2023.11.10 - 2024.11.09
Nettó érték: 2 000 000 HUF
2023.11. hónap elhatárolás napok: 21 nap
2023.12.01 – 2024.10.31 egész hónapok napjai: 336
2024.11. hónap elhatárolás napok: 9
Egy napra átlagérték: 2000000 / 366
2023.11. hónap elhatárolás értéke kerekítve: 2000000 * 21 / 366 = 114754
2023.12 – 2024.10 egész hónapok egy hónapra jutó érték: 2000000 * 336 / 366 / 11 = 166915
2024.11. hónap elhatárolás értéke: 2000000 – 114754 – (11 * 166915) = 49181
Példa 2 (csak a záródátum törthónap):
Időszak: 2023.11.01 - 2024.11.09
Nettó érték: 2 000 000 HUF
2023.11. hónap teljes hónap, így azok számát növeli
2023.11.01 – 2024.10.31 egész hónapok napjai: 366
2024.11. hónap elhatárolás napok: 9
Egy napra átlagérték: 2000000 / 375
2023.11 – 2024.10 egész hónapok egy hónapra jutó érték: 2000000 * 366 / 375 / 12 = 162667
2024.11. hónap elhatárolás értéke: 2000000 – (12 * 162667) = 47996
Példa 3 (csak a kezdődátum törthónap):
Időszak: 2023.11.10 - 2024.11.30
Nettó érték: 2 000 000 HUF
2023.11. hónap elhatárolás napok: 21 nap
2023.12.01 – 2024.11.30 egész hónapok napjai: 366
2024.11. hónap teljes hónap, így azok számát növeli
Egy napra átlagérték: 2000000 / 387
2023.11. hónap elhatárolás értéke kerekítve: 2000000 * 9 / 387 = 108527
2023.12 – 2024.10 egész hónapok egy hónapra jutó érték: 2000000 * 366 / 387 / 12 = 157623
2024.11. hónap elhatárolás értéke: 2000000 - 108527 – (11 * 157623) = 157620
Példa 4 (kezdő és záró dátum sem törthónap):
Időszak: 2023.11.01 - 2024.11.30
Nettó érték: 2 000 000 HUF
A számolás ugyanaz, mint a másik módszernél
Egy havi átlag kerekítve: 2000000/13 = 153846
2023.11. hótól 2024.10. hónapig havonta 153846
2024.11. hónap: 2000000 – 12 * 153846 = 153848
Jogos lehet az felvetés, hogy ha a NAV online számla rendszerből történik a számlák letöltése, akkor az abban található információk alapján miért nem történik meg ez automatikusan.
Az online számla séma tartalmaz erre vonatkozó információ megadási lehetőséget az OSA <invoiceDetail> csomópontban:
A probléma "csak" annyi, hogy mivel nem kötelező, valamint a számla kiállítója sem adja meg (tisztelet az 1-2 % kivételnek), így ennek felhasználása a gyakorlatban több problémát szülne, mint amit segítene.
Ez előbbi konkrét példánál a tartalom:
<invoiceDetail>
<invoiceCategory>NORMAL</invoiceCategory>
<invoiceDeliveryDate>2024-01-11</invoiceDeliveryDate>
<invoiceAccountingDeliveryDate>2024-01-11</invoiceAccountingDeliveryDate>
<currencyCode>HUF</currencyCode>
<exchangeRate>1</exchangeRate>
<selfBillingIndicator>false</selfBillingIndicator>
<paymentDate>2024-01-21</paymentDate>
<cashAccountingIndicator>false</cashAccountingIndicator>
<invoiceAppearance>ELECTRONIC</invoiceAppearance>
</invoiceDetail>
Látható, hogy nem tartalmazza a szükséges elemeket. Ugyanakkor egy szállítói számlától elvárható minden esetben, hogy "kitalálja" azt, hogy mi akarunk-e elhatárolni és milyen intervallumra milyen megosztásban? Ha vevői számlaként a partnerünk megadja ezeket az adatokat, mert ő így szeretné a könyvelésben viszontlátni, akkor biztos, hogy a befogadónál is pontosan az az igény?