Ha a paraméterezés NAV online pontjában a szükséges adatokat megadta, a letöltés a szállító napló 2,3,5 fiókjából történhet.
Itt lesz elérhető a NAV online gomb, amire kattintva egy dátum adható meg. Ennek a sajátossága, hogy a kiválasztott naptól függetlenül az év és hónap bizonylatai letöltésre kerülnek az első naptól az utolsóig. Ez az intervallum a számla kiállítás dátumára vonatkozik a lekérdezés lehetőségei alapján.
Emiatt szinte biztosan előfordul, hogy a bevallási hónapot követő időszak letöltését is le kell végezni az esetlegesen visszamutató áfa teljesítési dátumok miatt.
A letöltés 100 bizonylatos csomagokban lehetséges az eddigi tapasztalataink szerint. Ha a bizonylatok száma ettől több, akkor indul a következő csomag, és így tovább.
A letöltés korlátlan számban elvégezhető, a program figyeli, hogy azok a bizonylatok, amelyek már korábbi alkalommal lekérdezésre kerültek, ne kerüljenek ismét feldolgozásra. A vizsgálat viszont az időszak minden bizonylatára vonatkozik, a letöltési szolgáltatás sorrendje nem biztos, hogy azonos. Fontos, hogy azok a bizonylatok sem kerülnek feldolgozásra, amelyek nem letöltéssel, hanem más módon kerültek (kézi rögzítés, adatfogadás) akár a rögzítő, akár a véglegesített könyvelések közé. Ennek a vizsgálatnak az alapja, hogy a letöltött bizonylatot kiállító partner adószámával található-e rögzített vagy véglegesített bizonylat.
A letöltés befejezése után rendelkezésre állnak az előkontírozott bizonylatok:
A kontírozások módosíthatók, bővíthetők. Ha egy bizonylat törlésre kerül, a legközelebb kapcsolódáskor ismét letöltésre kerül, amennyiben annak a hónapnak a feldolgozása zajlik.
Ennek a megoldásnak az előnyei:
•nem kell a bizonylatok adatait gépelni, nem lesznek véletlen elgépelések
•egy jó automata kód rendszer használatával a kontírozások módosítása egyszerűvé válik
•a rögzítési bizonylatot elkészítve és átadva a vállalkozásnak, megfordítható a folyamat: minimum ezekkel a bizonylatokkal kell rendelkeznie. Az idő múlásával, amikor szinte biztosak lehetünk abban minden számla feltöltésre kerül, akkor ez nem csak valószínűsíthető, hanem elvárás lehet, nincs több később leadott, elfelejtett bizonylat.
•A helyesbítő bizonylatok összerendelését nem kell elvégezni az eredeti bizonylattal, automatikusan megtörténik
Akár a bizonylatszámra, akár a partner nevére akar keresni, kattintson a képernyőn látható mezőbe, amibe akár a bizonylat számát, akár a partner nevét kezdi el gépelni, az annak megfelelő első bizonylatra áll. Használhatja a Ctrl+F billentyűkombinációt is kereséshez. Maga a keresés olyan gyors, hogy nincs értelme a bizonylatokat rendezni valamilyen szempont szerint. Ez igaz a megbízó által leadott könyvelendő bizonylatokra is. Lehet követni az eddigi eljárást. Az éppen aktuális bizonylatot megkeresem a letöltöttek között és elvégzem a szükséges módosításokat. Több cég könyvelésén kipróbálva azt láttuk, hogy amennyiben a paraméterezéseknél azt a beállítást kérte, hogy keresse meg a partnerhez a bizonylatot megelőző két évben, hogy melyik ellenszámlát használta a leggyakrabban, akkor az esetek többségénél egy átnénézésnél, ellenőrzésnél nincs többre szükség.
Ha a bizonylat feldolgozása befejeződött, akkor javasoljuk, hogy a bizonylatra jobb egérgombbal kattintva a képernyőn látható gyorsmenü segítségével rakja át a bizonylatot abba a fiókba, amelyikben majd véglegesíteni fogja.
A letöltési fiókból a feldolgozással a bizonylatok száma egyre csökken, vagyis jó esetben eljuthatunk oda, hogy mind a letöltési fiókból, mind pedig az "asztalról" elfogynak a bizonylatok. Ez viszont csak a legoptimálisabb esetben történik így. Vagy a fiókban vagy az "asztalon" maradni fognak számlák, amelyekről el kell dönteni, hogy miért nem futott ki. Nem töltötték fel a NAV szerverére vagy a vállalkozás nem adta le? Jelenleg azt tudjuk, hogy a pénztárgépből készült számlák nem kerülnek feltöltésre, azokat hiába keressük.
Ha a letöltött számla xml nem tartalmazza a fizetési módot, akkor a paraméterezésnek megfelelő naplóba fog kerülni. Lehetőség van viszont a bizonylatok áthelyezésére pénztár-szállító és szállító-pénztár között.
A letöltött bizonylatok generált számlaképe megnézhető, ha a bizonylaton a jobb egérgombbal kattintva a Megnéz funkciót kiválasztja. A generált számlakép csak az xml fájl adatait tartalmazza, számolást a megjelenítéskor nem végzünk!
Nézzünk még egy példát arra is, amikor kerekítésre van szükség és a program nyereség vagy veszteség tételt generál. Ahhoz, hogy a folyamat teljesen érthető legyen, meg kell néznünk a példa bizonylat xml tartalmából az összesítésre vonatkozó részt:
<invoiceSummary>
<summaryNormal>
<summaryByVatRate>
<vatRate>
<vatPercentage>0.27</vatPercentage>
</vatRate>
<vatRateNetData>
<vatRateNetAmount>15748</vatRateNetAmount>
<vatRateNetAmountHUF>15748</vatRateNetAmountHUF>
</vatRateNetData>
<vatRateVatData>
<vatRateVatAmount>4251.96</vatRateVatAmount>
<vatRateVatAmountHUF>4251.96</vatRateVatAmountHUF>
</vatRateVatData>
</summaryByVatRate>
<invoiceNetAmount>15748</invoiceNetAmount>
<invoiceNetAmountHUF>15748</invoiceNetAmountHUF>
<invoiceVatAmount>4251.96</invoiceVatAmount>
<invoiceVatAmountHUF>4251.96</invoiceVatAmountHUF>
</summaryNormal>
</invoiceSummary>
Az látható hogy a számla összesítő része nem tartalmazza a bizonylat bruttó összesen értéket, csak a nettó és áfa összesent. Ha ezeket összeadjuk, megkapjuk a bruttó összesent, vagyis 15 748 + 4 251.96 = 19 999.96
Azt az opciót kiválasztva, hogy kerekítse a bizonylat összesen értékét az 20 000 forint lesz, viszont az xml állományban találhatóhoz képest 0.04 fillérrel többet fogunk fizetni, vagyis ennyi veszteségünk keletkezik. Ugyanez a bizonylat feldolgozva:
Ez a bizonylat tulajdonképpen lehetett volna az a bizonyos állatorvosi ló is, hiszen az eddigi problémák mellett fizetési módot sem tartalmazott. Milyen megoldást érdemes használni?
Azt javasoljuk, hogy azokat a bizonylatokat, amelyek nem tartalmazzák a fizetési módot,
•a szállítók közé rakassák a programmal (az egyéb paramétereknél nem kerül kipipálásra, hogy készpénzesek közé)
•végezzék el a szükséges módosítást a szállítói bizonylatokon és amelyikkel végeztek tegyék át egy másik fiókba
•ezt követően nagy valószínűséggel azok maradtak, amelyek készpénzesek
•ezt követően ebből a feldolgozói fiókból töröljék a maradék bizonylatot ( Kontírozás töröl / a fiók összes kontírozásai az aktuális naplótípusban)
•kapcsolják be a Paraméterek / NAV online / egyéb fülön, hogy azok a bizonylatok, amelyek nem tartalmaznak fizetési módot, legyenek készpénzesek
•töltsék le újból az aktuális hónapra a NAV online bizonylatokat, ilyenkor már csak azok fognak letöltésre kerülni, amelyek törölve lettek
Nem biztos, hogy ez a legegyszerűbb megoldás, ez akár cégenként is eltérő lehet. Az éles használat során olyan cégekkel találkoztunk, amelyek esetében szinte kivétel nélkül igaz volt, hogy azok a bizonylatok, amelyek nem tartalmazták a fizetési módot, készpénzesek voltak. Ennél a cégnél természetesen érdemes lesz azt az opciót beállítani, hogy a fizetési mód nélküliek legyenek készpénzesek.
Az új funkcióként bevezetett pénztár és szállító közötti áthelyezéssel az utolsó bekezdésekben említett problémák kiküszöbölhetők.
Fordított áfás tételekhez vegyes tételek generáltatása
Abban az esetben, ha a tétel megfelel a fordított áfa generálás tételeinek és még nincs hizzá kapcsolt ilyen tétel, akkor a kontírozás soron a jobb egérgombbal kattintva elérhetővé válik ez a funkció:
A vegyes tétel generálása menüpontot választva a folyamat azonos azzal az eljárással, mintha a szállítói tétel bővítéssel kerül rögzítésre.
Eszköz könyveléshez az eszköz létrehozása és aktiválása a könyvelés ablakban
Ha a könyvelési tétel a szállítóval szemben olyan főkönyvi számot tartalmaz, ami része az általános beállításokban megadott befejezetlen beruházások felsorolásnak, akkor a tételem jobb egérgombbal kattintva lehetőség nyílik az eszköz tétel generálására:
Első lépésként az eszköz adatai vihetők fel, felkínálva azokat az információkat, amelyek a könyvelési sorból rendelkezésre állnak:
Adja meg az eszköz hiányzó adatait. Ebben az esetben, mivel új eszközről van szó, a bruttó érték és a korábban elszámolt értékcsökkenés adatok ne legyenek kitöltve!
A Tárol gombra kattintva az eszköz tárolásra kerül és ezzel egy időben az eszköz könyvelésbe is generálásra kerül az aktiválás:
A befogadó alanyi adómentes
Ebben az esetben a Paraméterek / Cégadat menüpontban jelölje, hogy a cég alanyi adómentes és a tételek generálása bruttó módon fog történni.