A könyvelési adatok megőrzésének határidejét a számviteli törvény írja elő. Ezt követően a könyvelési adatok adatbázisából is törölni kell. A GDPR meghatározza a személyes adatok megőrzésére vonatkozó irányelveket, másrészt pedig elvárás az adatminimalizálásra vonatkozó törekvés térben és időben is. Ez a törlés nem logikai, hanem fizikai törlés, visszaállítására nincs lehetőség. A törlésnél figyelembe kell venni az olyan speciális tételeket, amelyek vevőkre, illetve szállítókra vonatkoznak és a törlésre meghatározott időpontban még rendezetlenek. Ezek a tételek nem kerülnek törlésre, mert ellenkező esetben a folyószámla analitikus nyilvántartásai nem támasztanák alá a főkönyvi adatokat!
Ez a törlési folyamat azon tulajdonságából adódóan, hogy nem visszavonható, veszélyes műveletet jelent, így az alábbi lépések végrehajtását javasoljuk:
1.Készítsen biztonsági mentést az adatbázisról
2.A törlésre kerülő időszak(ok) záródátuma szerint kérdezze le a rendezetlen vevő és szállító analitikákat
3.Ellenőrizze az egyezőséget a következő időszak főkönyvi nyitó értékével. Ha nincs egyezőség, akkor annak az okát meg kell keresni.
4.Egyezőség esetén végezze el a törlési műveletet.
5.A törlést követően a rendezetlen vevő és szállító analitikát hasonlítsa össze a törlés előtti állapottal
6.Ha eltérés van, akkor a biztonsági mentés visszatöltését javasoljuk és az eltérés okának a vizsgálatát
7.Ha nincs eltérés, akkor a biztonsági másolatot törölje
Ez a törlés csak a könyvelési adatbázisból távolítja el a tételeket, az egyéb kimutatások, dokumentumok törléséről, megsemmisítéséről az adatvédelmi irányelvek szerint gondoskodjon!
Válassza ki azt az időszakot, amelyiknek a záró dátumáig a tételek törlésre kerülnek. Ha a számviteli törvény előírása alapján olyan időszakot választ, amivel megsértheti a 169. § előírását, az alkalmazás erre figyelmezteti és a törlést nem végzi el.
Az időszak kiválasztása után egy pdf dokumentumban is figyelmeztetjük a korábban felsorolt pontok betartására. Ez a dokumentum tartalmaz egy ellenőrző kódot, amit a folytatáshoz be kell gépelnie, elkerülve ezzel a véletlen egér vagy billentyűzet kattintással elvégzett véletlen törlést.
A sikeres törlésről a program visszajelzést ad.