Lehetőség van az alkalmazásban arra, hogy az időadatok vállalkozás általi kitöltéséhez egy excel fájlt generáltasson. Ezt a fájlt annak megfelelő kitöltése esetén importálhatja, így a a vállalkozástól úgy kaphatja meg a számfejtéshez szükséges nyilvántartást, hogy azt rögzíteni nem kell, legfeljebb azokban az adatokban kell módosítást eszközölni, ami nem egyértelmű.
A Dolgozók menüponton belül, a képernyő jobb felső részén található az XLSX nevű inkon.
Erre kattintva megadható, hogy melyik év, melyik hónapjáról készüljön egy olyan jelenléti ív, amelyet a bérszámfejtő el tud küldeni az adott vállalkozás részére, aki ezt pontosítva (szabadságokat, túlórákat, stb. beírva) vissza tud küldeni:
A felugró ablakban meg kell azt adni, hogy a jelenléti íve rákerüljenek-e a pótlékolandó órák sorai, illetve a pótlékolandó órák közül az adott vállalkozás esetén melyek azok, amelyek előfordulhatnak, tehát a jelenléti ívet kitöltőnek szükségtelen olyan sorokat látnia, amelyek a vállalkozásnál nem fordulnak elő. Amennyiben szeretné, hogy ilyen sorok is szerepeljenek a táblázatban, akkor a [ Pótlék jogcímek kiválasztása ] gombra kattintva jelölje ki azokat, amelyek az adott cégre jellemzőek, illetve használni akarja:
Egyéb sorok gyanánt felvehet olyan megjegyzés jellegű sorokat, amelyek a számfejtésre nincsenek hatással, de annak szempontjából fontos információkat tartalmaznak. Tipikusan ilyen megjegyzés lehet azoknak az ismertetése a számfejtővel, amit a vállalkozás nem tud meghatározni. Így ez alapján a beolvasás után az időadatokban korrigálható, amennyiben szükséges.
Jelölhető az is, hogy a munkaidőkeretben foglalkoztatott terv és tény órái eltérnek-e egymástól. Ha igent választunk, akkor a készülő excel fájlba külön részben szerepelnek a terv, és külön a tény időadatok. Ha nemet választunk, akkor az excel fájl munkaidőkeretes dolgozók esetén is egy sorban, hasonlóan a nem munkaidőkeretes dolgozóhoz fogja a hónap napjait tartalmazni.
A fájl menthető vagy amennyiben az automatikus levélküldés be van állítva, közvetlenül levélben, csatolmányként is elküldhető. A generáláshoz vagy küldéshez kattintson az [ Indít ] gombra. A tallózó ablakban mentés esetén határozza meg a mentés útvonalát, illetve a fájl nevét. Az alapértelmezett fájl név az adatbázis neve és az év-hónap adatokból áll.
A fájl a törzsadatokban szereplő heti munkaidő alapján kitölti a törvényes munkaidőnaptár szerinti munkanapokra a ledolgozandó órák számát, illetve naponként jelöli, hogy az adott nap milyen típusú (munkanap, pihenőnap, stb.)
Példa az elkészült állományra:
A jelenléti ívet kitöltő feladata az, hogy hasonlóan ahogy a bérszámfejtő eddig kitöltötte a jelenléti ívet, megadja, hogy a adott napokon a dolgozó szabadságon volt-e, beteg volt-e, stb., illetve munkanapokon hány órát dolgozott (ha az eltért a heti munkaidőtől), illetőleg kitölti az excel tábla készítésekor a jelenléti ívhez rendelt pótlékolandó órákat. A naptípusok változtatásakor a naptípust jelölő betűre állva, egy kis kocka jelenik meg, melyet lenyitva változtatható meg annak típusa.
A rögzítés egyszerűsítése érdekében a bérprogramban használt minden naptípus nem lesz megtalálható. Ennek oka az, hogy feltételezhetően a jelenléti ívet kitöltő nincs olyan információ birtokában, hogy pl. táppénz esetén elfogytak-e a betegszabadság napok, illetve szabadság esetén a dolgozó milyen szabadságot vett ki. A táppénz esetén a visszaküldött és beolvasott excel először a betegszabadságokat „fogyasztja el”, és a többi napot fogja táppénzes napnak tekinteni. Szabadság esetén is először az első, majd annak elfogyása után a második szabadságtípus napjait fogja a program elhasználni.
Az előzőektől viszont eltérő az egyéb kieső napok rögzítése (tehát a táppénzen, gyermektáppénzen kívüli kieső napokat), mert itt a jelenléti ívet kitöltő csak annyit tudj jelezni, hogy a dolgozó nem dolgozott, de annak okát viszont a bérszámfejtőnek egyeztetnie kell a munkáltatóval, és a kieső idő pontos típusát a bérszámfejtőnek kell a bérprogramban pontosítania. Ez a megjegyzés sorban megadható.
A munkáltatótól visszakapott, és kitöltött excel az inkonsoron található, időadatok közös rögzítése ikonra való kattintással, a beolvas gomb megnyomásával tudja a bérprogramba beolvasni.
Természetesen beolvasás után minden beolvasott adat javítható, módosítható, illetőleg vannak napok, ahol ez nem lehetőség, hanem szükségszerűség is.