Abban az esetben, ha a dolgozó huzamosabb ideig, több hónapig nem fog részt venni a munkavégzésben, a számfejtés megkönnyítése és felesleges havi adatrögzítés elkerülése érdekében célszerű rögzíteni, hogy a dolgozó mikortól (ha tudjuk meddig, az is megadható), milyen ok miatt van távol a munkahelyétől.
A mezők kitöltésének megfelelően számfejtéskor ezeket az adatokat nem kell rögzíteni, amennyiben olyan időszakot számfejtünk, ami a tartós távollét időszakába beleesik, a megadott távollét kezdő dátumától a távollét okának megfelelő jogcímkódba a napok automatikusan kitöltésre kerülnek, és a NAV, vagy az Egészségbiztosító felé történő adatszolgáltatásokra is rákerülnek.
