Kimenő számlák automatikus könyvelése bármelyik számlázó programból? Igen, az infotéka Kontír.NET alkalmazás bővítménye elvégzi ezt a feladatot a gyűjtő számla típus kivételével!
Háttér
A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (továbbiakban: Rendelet) 2016. január 1-jétől hatályos 11/A. §-a értelmében a számlázó programnak olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető
a) a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve
b) a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra.
A Rendelet 2. § 5. pontja értelmében e jogszabály alkalmazásában adatexport az adóalany által elektronikus adathordozón tárolt adatoknak az adóhatóság rendelkezésére bocsátása a Rendelet 2. melléklete szerint és a 3. mellékletében meghatározott adatszerkezetben.
Tehát minden számlázó programnak meghatározott struktúrában tudnia kell exportálnia a számlákat. Ha ez az export fájl a NAV elvárásai szerint készült, akkor a bővítmény ezeket importálja a pénztár és vevő naplókba a fizetési mód függvényében.
Amennyiben nem vagy nem a szabvány szerinti formátumnak megfelelően készül el a feladási fájl, akkor lehetőség van a NAV online rendszeréből az egy hónapra vonatkozó bizonylatok letöltésére és az alapján való feldolgozására. Viszont fontos, hogy az online számla rendszer a magánszemélyekről nem tartalmazhat információt, így a számukra kiállított számlák esetében a partner neve minden esetben "Magánszemély" lesz!
Legfontosabb előnyök:
•Azokból a számlázó programokból is tud könyvelési adatokat generálni, amelyek nem készítenek feladási fájlt az infotéka Kontír.NET programnak.
•A rögzítésre fordított idő jelentősen csökken, az adatok pontossága fokozódik a rögzítésből adódó hibák megszűnnek
•Az új partnerek adatai (adószám, cím) automatikusan bővülnek
•Az ellenőrzéssel együtt a feldolgozásra fordított idő tapasztalataink szerint a tizedére csökken
•Nem marad ki számla a könyvelésből
•Ha a fájlban azonosíthatók a VTSZ számok a 65 07-08 lapján bevallandókkal, akkor automatikusan a tételhez rendelődnek
Milyen lépések szükségesek a sikeres importáláshoz?
•Ügyfelétől kérje el a számlázó program fentiekben leírt funkciójával készített fájlt meghatározott időszakra (Ön határozza meg a rendszerességét, lehet akár a napi gyakoriságtól a havonkénti egyszeri állomány lekérdezésig). Ennek a fájlnak az átadására a vállalkozás nem kötelezhető, de a pontos és gyors munka mindenkinek az érdeke.
•A bővítményben importálja a kapott fájlt vagy fájlokat. Fejlesztőtől függ, hogy egy időszak számláinak exportja egy vagy több fájlba készül.
•És a végén a legfontosabb, már szubjektív feladat: ellenőrizze az importálás során generált könyvelést a bizonylatok tartalmával. A bővítmény fejlesztése során számos fejlesztő számlázó programjából készült állományt vizsgáltunk meg. A NAV szerkezet leíró állományában vannak eltérően értelmezhető definíciók, így ezek az állományok szinte kivétel nélkül különböztek, ha minimálisan is egymástól. Ezeket a kivételeket az importálás során figyelembe vesszük. Nagy valószínűséggel elmondható, hogy amennyiben az importálás sikertelen, a számlázó program által készített fájl nem felel meg a rendelet szerinti leírásnak.
Az importálás és a hozzá kapcsolódó paraméterezés ismertetése
Milyen típusú könyvelésekhez rendeli az algoritmus a fájlban szereplő számlákat? Két fő csoportot különböztetünk meg a fizetési módok függvényében:
•pénztár
•vevő
A következő szempont a devizanem. Pénztár esetén az határozza meg, hogy forint vagy valuta pénztárra történik a feldolgozás, vevő esetén pedig az előírás devizaneme.
A rendelkezésre álló információk alapján a számla lehet még:
•belföldi
•EU
•fordított áfás
•fordított áfás olyan számlán szereplő termékekkel, amelyeket a 65 bevallás 07-08 oldalán tételesen szerepeltetni kell
Az alábbi kép mutatja a lehetséges variációkat:
Hogyan adható meg az automatizmus számára, hogy melyik esethez milyen kontírozást, áfa gyűjtőkódot kell rendelni? Kattintson a Műveletek, majd a bővítmények menüpontra.
Válassza ki a képernyőn látható bővítményt (egyedi fejlesztés esetében több is lehet) és kattintson a futtat gombra:
Elsőként határozza meg a különböző valutákhoz tartozó főkönyvi számokat, majd az egyes variációkhoz automata kontírkódokat rendelhet hozzá. A paraméterezés előtt vegye fel azokat az automata kontírkódokat, amelyeket itt használni akar! Példa a hozzárendelésre, kiválasztásra:
A főkönyvi szám és az automata kontírkód kiválasztása minden esetben az Enter billentyűvel történjen és ne felejtsen el az
ablak felső részén található [ Paraméterek mentése ] gombra kattintani.
A paraméterek a kiválasztott cégre vonatkoznak! Azt támogatja a modul, hogy amennyiben több telephelyről is érkeznek számla feladások, akkor az alap paraméterek továbbiakkal bővíthetők:
Ehhez adjon meg egy nevet és kattintson a [ Hozzáad ] gombra. A paraméter megnevezése legördülő listában az újonnan felvett is elérhető lesz, hozzá más főkönyvi számok, kontírkódok adhatók meg.
Könyvelési típushoz rendelés a fájlban található fizetési módok alapján
A NAV leírása a fizetési módot a nem kötelező elemek közé tette, de minden vizsgált fájl tartalmazza. A megnevezések természetesen különböznek, de a fájlban lévő megnevezésekhez egyértelműen hozzárendelhető a típus. Kattintson a [ Megnyit ] gombra a paraméterező rész alatt és a Windows tallózó segítségével válassza ki az importálandó fájlt. Előfordul, hogy a számlázó szoftver a fájl mérete miatt tömörítve készíti el az állományt, akkor előtte csomagolja ki. A fálj kiterjesztése: xml
A másik lehetőség a [ Letölt ] funkció kiválasztása. Ez a funkció annak a hónapnak a kimenő számláit tölti le a NAV online számla rendszeréből, amelyik hónapba a kiválasztott dátum tartozik.
Nagy állományok és/vagy magánszemélyeknek való számlák esetében javasoljuk, hogy az állományt a számlázó programból kérjék. A letöltés sebességét meghatározza a NAV szerver pillanatnyi terheltsége, valamint magánszemélyek adatait az online számla nem tartalmazhatja! Ha a NAV online számla rendszerből töltik le a bizonylatokat, mindenképpen végezzek ellenőrzést, mert előfordulhat, hogy egy vagy több számla nem került feltöltésre vagy a NAV által elutasított állapotban van.
Ekkor a fájlban fizetési módok megjelennek az ablakon és hozzárendelhető a típus. Ha ezt is menti a paraméterek közé, akkor legközelebb csak azt kell esetleg módosítani, amelyik fizetési mód megnevezés még nem szerepelt eddig.
Ha a paraméterek és a fizetési módok is rendben vannak, akkor kattintson az ablak jobb felső sarkában található [ Importálás ] gombra.
A feldolgozás lépései
•a fájlban szereplő partnerek keresése elsődlegesen az adószám első nyolc karaktere alapján, ha az nincs megadva akkor egyéb szempontok szerint
•ha vannak olyan partnerek, amelyek nem találhatók a vizsgálati szempontok alapján a törzsben, akkor azokat megmutatja és eldönthető, hogy azokat újként felvegye vagy betöltés nélkül kilép. Ez a lépés azonos az Adatfogadás más programokból leírtakkal.
•Bizonylatfejek és kontírozás tételek generálása a 6-os könyvelési fiókba
A hasonló nevű partnerek keresése alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, nagy tételszámú partnertörzs esetén, amelyik döntő többségében magánszemélyek adatait tartalmazza, a feldolgozás lassú lehet:
A fejlesztés és ellenőrzések során találkoztunk olyan ellentmondásokkal is, amelyeket nem lehet automatizálni. Ezért is fontos a tételes ellenőrzés. A teljesség igénye nélkül:
•az alap és áfa érték összesen nem egyezik a bruttó értékkel áfakulcsonként
•az áfakulcsonkénti alap, áfa és bruttó összesítés nem egyezik a végösszeggel
•az előleg vagy annak felhasználására vonatkozó elem nincs kitöltve
•az adószám és a közösségi adószám nincs megkülönböztetve
•Az árfolyamot az állomány nem tartalmazza, így azt importáláskor számoljuk, amennyiben a fájl a NAV iránymutatása alapján tartalmazza az áfa értéket deviza számla esetén. Ha nem számolható, akkor a programban beállított választott bank teljesítés dátuma szerinti árfolyamát használjuk fel.
•az xml fájl feldolgozhatósága nem biztosított hibás vagy nem létező elemek miatt
•nincs kitöltve minden variációhoz automata kontírkód, és a vizsgálat alapján ahhoz rendelődne a számla a program hiányzó paraméter üzenet fog adni
A könyvelés dátumához válassza ki, hogy az a bizonylat kelte vagy az áfa teljesítés dátuma legyen. Alapértelmezett: áfa teljesítés dátuma
Ha deviza számlák is találhatók az importálandó fájlban, akkor előtte töltse le az MNB árfolyamokat, illetve más bank esetén rögzítse azokat!
A bővítmény lehetőséget biztosít a kiválasztott fájl kivonatolt adatainak a megtekintésére. Azokat az elemeket jelenítjük meg, amelyek a könyvelés szempontjából fontosak:
Ehhez kattintson a [ Megtekint ] gombra, és az alapértelmezett böngészőben látható az xml fájl tartalma táblázatos formában. Annyi kiegészítést végeztünk el, hogy amennyiben forint számlák esetén az adókulcsonkénti alap és áfa összege nem azonos a bruttóval, akkor a sorban egy piros felkiáltójel látható. A deviza számlák esetében ez a NAV ajánlása alapján nem tekinthető elvárásnak, ugyanis az adóérték oszlopba ekkor a forintértéket javasolják szerepeltetni.
A megjelenítés csak azt a célt szolgálja, hogy a generált kontírozások, értékek esetleges eltérése a nyomtatott bizonylattól könnyen megtalálható és azonosítható legyen!