Az eszközök nyilvántartásának és az automatikus számolások (értékcsökkenés, kivezetés) alapja a törzsbe való felvétel. Az eszközök három módon kerülhetnek, kerülhettek az adatbázisba
•Új eszköz, ami már ebben az alkalmazásban lett rögzítve. A kitöltési elvárások megegyeznek az első pontban ismertetettel. A bruttó értékkel kapcsolatos mozgás(oka)t a könyvelés eszköz naplójában kell rögzíteni, majd az értékcsökkenéssel kapcsolatos számolásokat a program már tudja generálni.Ekkor a bruttó érték és a korábban elszámolt értékcsökkenés mezők értéke csak nulla legyen, viszont a programmal számított értékcsökkenés kezdő dátuma a bruttó érték nő mozgás könyvelési dátuma legyen!
•Korábbi könyvelési adatok átvétele az infotéka Kontír vagy infotéka Kontír FB programból. Fontos, hogy azokban az alkalmazásokban csak nyilvántartásként szerepeltek, automatizmus nélkül, manuálisan zajlott az eszközökre való könyvelés. Ha azt szeretné, hogy ezekre az eszközökre az átvételt követően működjenek az algoritmusok, az eszköz adatokat ki kell egészíteni azokkal az információkkal, amik ehhez szükségesek. Az eszközszám és a megnevezés a korábbi alkalmazásból származik, a pirossal jelölt adatokat Önnek kell megadnia. Fontos, hogy a programmal számított értékcsökkenés kezdő dátuma az az időpont legyen, amikorra a bruttó érték nő mozgást könyvelte (gyakorlatilag az eszköz első könyvelési tételének időpontja)
•Az eszközöket az infotéka Tárgyi Eszköz programban tartották nyilván és ott végezték el az automatizmusokat. A mozgásokról feladási fájl készült, amit a vegyes könyvelésben véglegesítettek. Ez azt jelenti, hogy a könyvelési program nem tartalmaz információkat az eszközökről csak érték vonatkozásában. Lehetőséget biztosítunk arra, hogy az infotéka Tárgyi Eszköz alkalmazásból export állományt készítsen, amit itt az [ Import ] gombra kattintva tud beolvasni. Ez az állomány nyitó adatként tartalmazza az eddig rögzített és elszámolt bruttó, korábban elszámolt értékcsökkenés számviteli és adótörvény szerint. Ebben a programban az automatizmus attól a naptól kezdődik, amelyikkel az átadás megtörtént, vagyis a karton és további listák a megelőző mozgásokat nem tudják analitikusan biztosítani. Az import során minden információ átvételre kerül a Tárgyi Eszköz alkalmazásból, ami a további automatizmusokhoz szükséges.
Az eszközök értékcsökkenésére a program két automatizmust biztosít. A lineáris (százalék szerint) és a kisösszegű módszert. A számolási algoritmus figyelembe veszi a maradványértéket, az eszköz fejlesztési tartalékát adótörvény szerint, valamint az időkorlátos kedvezményt.
Eszközönként adja meg, hogy a tételek generálásánál mely főkönyvi számokra történjen a könyvelés. Ha bővíti a számlatükröt, akkor az új főkönyvi számot ne csak abban az időszakba vegye fel, amelyikbe az eszköz üzembehelyezési dátuma tartozik, hanem minden azt követő időszakba is. Ellenkező esetben a kiválasztható főkönyvi számok között nem jelenik meg az újonnan felvitt!
A könyvelés ismertetésénél ezekre az eszközökre fogunk hivatkozni. Az első pontban ismertetett eszközhöz tartoznak korábbi könyvelési adatok, amik a későbbi számolás alátámasztásához az alábbiak (negyedéves elszámolást alkalmazva a korábbiakban):
Eszköz többszörözése
A funkció célja: Egy kiválasztott eszköz új eszközként történő felvitele a felhasználó által megadott darabszámban úgy, hogy annak minden adata azonos, kivéve az eszközszámot
Ez akkor lehet hasznos, ha valamelyik eszközből több darabot vásároltunk és egyenként kell nyilvántartani őket (pl.: 4 db notebook)
Az első eszközt rögzítse a szokásos módon, majd a tárolás után az eszköz soron a jobb egérgombbal kattintva válassza az Eszköz többszörözése funkciót:
Felhasználó által megadandó opciók a többszörözéshez:
•Kezdő sorszám
•Generálandó darabszám
•Eszközszám generálási maszk
Alapértelmezett felkínált ablak
A kezdő sorszámhoz és a generálandó darabszámhoz adja meg a szükséges értékeket. A maszk segítségével tudja az eszközszám formátumát befolyásolni.
A szögletes zárójelek közötti változó kerül minden generálandó sor esetében kiértékelésre. Jelen esetben ez azt jelenti:
[%00ssz%]
A [% karakterek utáni nullák száma azt határozza meg, hogy a sorszám milyen hosszúságú legyen és ebben a hosszban az eleje fel lesz töltve nullákkal. Ennek megadása nem kötelező, ha ez elmarad, akkor a nullával való feltöltés elmarad.
Az ssz%] karakterek helyére kerül behelyettesítésre a sorszám a generálás szerint attól függően, hogy van nullával való feltöltés vagy nincs.
Módosítsuk a maszkot úgy, hogy a kezdő sorszám 9 legyen és a generálandó darabszám 4, valamint a maszkot úgy, hogy a sorszám legyen feltöltve nullával két karakteren:
Ez alapján a létrejött új eszközök:
A generálás után ne feledkezzen meg az eszközökre vonatkozó egyedi adatok módosításáról. Selejtezés, értékesítés, stb. esetében nem mindegy, hogy melyik gyári számú eszköz kerül kivezetésre.
A maszk megadásakor ügyeljen arra, hogy az eszközszám hossza maximum 10 karakter lehet! Ha ezt meghaladja, akkor a program figyelmeztet.