A program alkalmas arra, hogy más alkalmazásokból adatokat fogadjon. Ehhez valamelyik könyvelési napló fiókjai közül ki kell választani a hatos fiókot:
Ekkor a könyvelési ablakban a következő változás történik:
Az [ Új könyvelés ] gomb helyett a [ Betöltés ] érhető el.
Erre kattintva a Windows rendszer ablakból kiválaszthatja a betöltéshez a fájlt. Az állomány kiterjesztése és struktúrája is xml. A korábbi gyakorlatunkkal szemben az volt a cél, hogy minél kevesebb legyen azoknak az ellenőrzéseknek a száma, amelyek a betöltést megakadályozzák. A teljesség igénye nélkül ezek az alábbiak:
•A bizonylatszám megadása kötelező
•A könyvelés dátuma nem lehet üres
•A könyvelés típusát meg kell határozni
•Ha a típus bank vagy pénztár, akkor a pénztár vagy bank főkönyvi számnak ki kell lennie töltve és az általános paraméterekben szerepelnie kell a pénztár és bank főkönyvi számok felsorolásában
•Bank esetén az értéknap megadása kötelező
•Ha van áfa százalék, akkor annak a könyvelés törzsében szerepelnie kell
•Vevő vagy szállító könyvelésekor a partner nevet kötelező megadni
•Ha a bank és/vagy azonosító ki van töltve, akkor szerepelnie kell a könyvelés törzsadataiban
Ez a könnyítés azonban nagyobb felelősséggel jár a feladást készítő alkalmazás oldaláról, hiszen jelentős többletmunkát jelenthet a könyvelés során az adatok javítására. Ugyanakkor a felhasználói vélemények alapján még mindig egyszerűbb ez a megoldás, hiszen a fájlt nem kell visszaküldeni javításra, újra betölteni...
Az xml állomány kötött struktúrájú, de jól olvasható és értelmezhető állomány. Az alábbiakban ismertetjük az XML séma állományt (XSD: XML Schema Document), aminek segítségével felírhatók olyan szabályrendszerek, amelyeknek meg kell hogy feleljen az XML dokumentum ahhoz, hogy "érvényes" legyen.
Mi a teendő, ha a korábbi formátumról még nem sikerült áttérnie az újra?
A webes távrögzítés felületen lehetősége van konvertálni a korábbi formátumban készült állományokat. Erről részletesebben a távrögzítés menüpontban olvashat.
Letölthető dokumentumok, példák az xml struktúrához:
Az XSD diagram
