Manuális számviteli nyitásra normál körülmények között a program első használatba vételekor kerülhet sor. Ez a típusú nyitás történhet vegyes, pénztár és bank napló 4-es fiókjában. Miért nem csak a vegyesben? Valuta pénztár, deviza bank könyv szerinti árfolyam kezelése FIFO módszer szerint történik, akkor lehetőséget kell biztosítani arra, hogy:
•több nyitó sort lehessen rögzíteni
•soronként más legyen az árfolyam
Mindkét feltételt a pénztár, bank napló elégíti ki. Az ismertetést típusonként egy-egy mintával szemléltetjük:
•normál nyitó tételek vegyes könyvelésen keresztül
•vevő és szállító főkönyvi nyitás
•deviza pénztár vagy bank
Normál nyitó tételek
A rögzítés megkezdéséhez a funkciók részben válassza az [ Új könyvelés ] gombot. Először a bizonylat adatait kell megadni (bizonylat rögzítő panel), majd utána automatikusan elkezdheti az első kontírozás rögzítését. Bizonylat adatai:
Mivel a bizonylat egyedi azonosító használatát az általános paraméterekben engedélyeztük, így az is megadható. Nyitó tétel révén a partner nem választható ki, csak a dátum és a bruttó összesen megadására van lehetőség. Ezt nem töltjük ki, ezzel azt szemléltetve, hogy a bizonylat összege nem kell, hogy feltétlenül megegyezzen a kontírozott tételek összesen értékével. A bruttó beviteli mezőt elhagyva kezdődhet a tételek rögzítése. A dátum és bizonylatszám már adott, így csak az egyéb jellemzőket kell megadni (kontírozás rögzítő panel):
A kontírozás rögzítő panelen a vegyes napló rögzítésekor előforduló mezők közül csak azok érhetők el, amelyek a nyitáshoz szükségesek. Az adatbeviteli mezőket kitöltve az Enter billentyűvel léphetünk tovább. Az utolsó mezőt követően a tárol gomb lesz az aktív, amin szintén az Enter billentyű leütését követően vagy a kontírozás folytatódik egy tétel rögzítésével, vagy egy úgy bizonylat rögzítése indul. Ezt a program a beépített algoritmusa szerint dönti el. Ha a felkínált továbblépés nem megfelelő (nem akar új kontírozást rögzíteni, nem akar új bizonylat felvitelt megkezdeni), akkor kattintson a [ Mégsem ] gombra vagy nyomja le az "Esc" billentyűt. Jelen esetben vigyünk fel még egy kontírozást a bizonylathoz:
A [ Tárol ] gombon is az Enter billentyűt leütve a következő kontírozást indítja automatikusan, amit fejezzünk be az Esc billentyűvel, vagy a [ Mégsem ] gombbal. Miért is kínálja a következő kontírozási lehetőséget? A bizonylat összegének nulla érték lett megadva, az első kontírozás sor 30.000 értéket tartalmazott, és a második sor rögzítésekor a bruttó mezőben a felkínált érték -30 000 volt. Azért, hogy a bizonylat végösszegének megfelelő "maradékot" felkínálja. És mivel a második tétel után sem lett a tételek összértéke azonos a bizonylat értékével, így további kontírozást indít. Ez a funkció különösen hasznos lesz majd abban az esetben, ha egy bizonylatot több részre kell bontani, vagy a banki kivonat rögzítésekor. A második tételt is rögzítve a bizonylathoz, nézzük meg milyen változás történt a képernyőn:
Látható, hogy a bizonylatok között megjelent egy sor a rögzített adatokkal, valamint a bizonylathoz tartozó két kontírozás sor is. A bizonylat és a kontírozás panelen minden esetben annak a sornak az adatai láthatók, amelyiken éppen aktív (a nyilak is ezt szemléltetik). Mivel használtuk a bizonylat egyedi azonosítót, így az ehhez rögzített tételeknek a bizonylat összértéke is megjelenik.
Milyen további lehetőségeink vannak ezt követően?
Bizonylatra vonatkozóan:
•az aktív bizonylat sor adatainak módosítása [ Könyvelés fej módosít ]
•új bizonylat rögzítésének kezdése [ Új könyvelés ]
Tételekre vonatkozóan:
•az aktív kontírozás sor adatainak módosítása [ Kontírozás módosít ]
•kontírozás sor törlése [ Kontírozás töröl ]
•új kontírozás sor felvitele az aktív bizonylathoz [ Új kontírozás ]
Lezárással kapcsolatban:
•a rögzítések ellenőrzés [ Ellenőrzés ]
•rögzített bizonylatok és tételek listája ellenőrzéshez [ Rögzítési lista ]
•a rögzített bizonylatok és tételek végleges tárolása [ Véglegesítés ]
A [ Kontírozás töröl ] gomb további funkciók elérését teszi lehetővé, ezek közül válassza az Önnek legmegfelelőbbet:
A bizonylatra és a tételekre vonatkozó funkciók a fentiek megismerését követően további magyarázatot nem igényelnek, így most a lezárással kapcsolatos funkciókat vizsgáljuk meg részletesen.
Ellenőrzés
A beépített algoritmusok alapján a belső összefüggések vizsgálata. Ez történhet az adott kontírozásra, az adott bizonylathoz tartozó kontírozásokra, vagy a fiókban található összes bizonylat összes kontírozására. Ennek eldöntésére akkor van lehetőség, amikor az "Ellenőrzés" gombra kattint:
Válassza ki a megfelelőt. Ha minden rendben zajlott, akkor a következő üzenetnek kell megjelennie:
Lista
A rögzített tételekről készíthető nyomtatott lista, így a véglegesítés előtt vizuálisan is lehetőség van ellenőrzésre.
Véglegesítés
A rögzítési állományból a bizonylatok áthelyezése a könyvelésbe, ahol már csak naplózott módosításra és törlésre nyílik lehetőség.
Vevő és szállító főkönyvi nyitás
Csak az eltérések illetve figyelembe veendő szempontokat ismertetjük. Ez a nyitás nem a vevők és szállítók analitikus nyitásáról szól, hanem a főkönyvről. Ezeknek az egy összegben lekönyvelt vevőknek és szállítóknak a részletes, analitikus nyilvántartása a Nyitó folyószámla könyvelése ponton keresztül történik és ott kerül ismertetésre.
A bizonylat adatainak rögzítése változatlan:
A tételek rögzítése is változatlan, de figyeljük meg, hogy a 4542 külföldi szállítónál (aktív kontírozás sor) is egy összegben és forint értékben került rögzítésre a nyitás!
deviza pénztár vagy bank
A deviza pénztár és bank nyitó tételeket a pénztár vagy bank napló 4-es fiókjában kell rögzíteni! Itt van lehetőség árfolyam megadására. Ha a könyv szerinti árfolyam kezelése FIFO és a nyitás annak jellegéből adódóan nem egy tételből áll (aktuális törvény szerint a nyitás egy árfolyamon történhet), akkor a rögzítés sorrendje a nyitó bizonylat kontírozott tételein belül dátum szerinti sorrendben a legkorábbitól kezdve legyen! A jelenlegi példa deviza bank nyitásra fog vonatkozni két különböző árfolyammal. Válasszuk ki a bank könyvelés fület és a 4-es fiókot (kézi számviteli nyitás), majd a legördülő menüben a devizabetét számlát. Ne feledje, hogy csak azok a főkönyvi számok fognak megjelenni itt, amelyeket felsorolt az általános paraméterekben és a deviza főkönyvi számokhoz deviza nemet is rendelt.
Nézzük, hogy a rögzítés után mi látható a képernyőn:
A bizonylatok panelen ott látható a bizonylat, valamint a kontírozásokon a hozzá rendelt sor. A tárolást követően a jobb felső sarokban a főkönyvi szám deviza egyenlegét mutatja a program. Itt is megemlítjük, hogyha a megadott dátumra a program nem talál árfolyamot a törzsben, akkor a dátumot megelőző legkésőbbi árfolyamot kínálja fel, és erre az árfolyam értéke mögött látható piros felkiáltójel figyelmeztet.
Összefoglalva: minden nyitó könyvelést a vegyes napló 4-es fiókjában kell végezni, ez alól kivételt csak a pénztár valuta és deviza bank rögzítése jelent.
A következő időszaktól ezt a munkát a program elvégzi automatikusan (akár többször is megismételhetően) a Számviteli zárás és nyitás menüponton keresztül.