Napjainkban a gazdasági verseny soha nem látott mértékével szembesülhetnek a vállalkozások. Ennek következtében a Társaságok egyre 'költségérzékenyebbek', illetve egyre nagyobb fontosságot kap a vállalkozások életében a végzett tevékenységek minél részletesebb elemzése. Az elemzéshez információk szükségesek a gazdálkodásról, amelyet elsősorban a könyvelésből nyerhetünk. Sok esetben a főkönyvi számlatükör tovább részletezése már nem tud elegendő mennyiségű és megfelelő minőségű információt szolgáltatni a vezetés számára kézi gyűjtések nélkül. Ezekben az esetekben szükséges lehet további csoportosítási szempontok megadása is. Ilyen csoportosítás lehet, a munkaszámra illetve a költséghely, költségviselőre történő gyűjtés. Ezeket a gyűjtési szempontokat a bizonylat rögzítése során hozzárendelhetjük az adott könyvelési tételhez, kontírozáshoz. Ez által gyakorlatilag érdemi többletmunka nélkül, komoly elemzési lehetőségekhez juthatunk. Ebben a menüpontban a könyvelés során a tételekhez rögzített munkaszámok, illetve költséghely, költségviselőkből nyerhető listák elkészítésével ismerkedhetünk meg.
Az ablak működése első pillantásra összetettnek látszik azonban a gyakorlatban nagyon könnyű beletanulni a használatába, és szinte minden olyan információt képes lesz rövid idő alatt kinyerni a programból, amelyre szüksége lehet.
Kezdő dátum - Záró dátum
Az az időintervallum adható meg, amelyiket át szeretné tekinteni az adott üzleti évben.
Lista típusa
A legördülő listából válasszon:
Részletes
Ez a lista egy olyan főkönyvi kivonatot készít, amely főkönyvi kivonat minden olyan adatot összesítve fog számunkra megmutatni, melyeket a listázandó adatok köre, illetve az intervallumok beállítása során kiválasztottunk.
Részletes felbontással
Ez a lista egy olyan főkönyvi kivonatot készít, amely főkönyvi kivonat minden olyan adatot részletesen fog számunkra megmutatni, melyeket a listázandó adatok köre, illetve az intervallumok beállítása során kiválasztottunk. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a csoportosítás meghatározása során kiválasztott sorrendben láthatjuk minden főkönyvi számnál a hozzá rögzített munkaszámot, költséghelyet, illetve költségviselőt.
Részletes főkönyvi szám szerint
Ez a lista azt mutatja meg részletesen főkönyvi számonként, hogy az adott kiválasztás, mely főkönyvi számokra teljesül. Ez azt jelenti, hogy ha például azt a csoportosítás választjuk, hogy munkaszám-költséghely-költségviselő, akkor megtudhatjuk adott például 1-es munkaszám, 1-es költséghely és 1-es költségviselő a főkönyvi számok mely köréhez és milyen értékben lett rendelve.
Főkönyvi szám szerint
Ez a lista azt mutatja meg összevont értékben, hogy az adott kiválasztás, mely főkönyvi számokra teljesül. Ez azt jelenti, hogy ha például azt a csoportosítás választjuk, hogy munkaszám-költséghely-költségviselő, akkor megtudhatjuk adott például 1-es munkaszám, 1-es költséghely és 1-es költségviselő milyen összegben lett főkönyvi számokhoz rendelve.
Napló
Ez a napló tulajdonképpen a klasszikus főkönyvi napló annyiban továbbfejlesztett változata, amennyiben lehetőség van benne arra, hogy a kiválasztott listázandó adatok és a hozzá kiválasztott csoportosítás (például munkaszám-költséghely-költségviselő) szerinti sorrendben tekinthesse át a rögzített könyvelési adatait.
Munkaszám-főkönyvi szám karton
Munkaszámon belül minden olyan főkönyvi számra elkészíti a kartont, ami a szűrési feltételeknek megfelel.
Kezdő főkönyvi szám - Záró főkönyvi szám
Ezekben a mezőkben a megjelenítendő főkönyvi számlák körére végezhet szűrést
Partnerek kiválasztása
A lista kérhető minden partnerre vagy csak azokra, amelyeket megjelölt.
Amikor a listázandó adatok körét kijelöli, akkor alapértelmezett értékként annak a típusnak az intervallum szerinti teljes készletét felkínálja:
Ez az intervallum természetesen szűkíthető, illetve megtehető az, hogy csak bizonyos értékeket válasszon ki a lehetőségek közül:
Kijelölés esetén kattintson a megjelenő gombra és végezze el a legyűjtendők kijelölését.
A munkaszám. költséghely és költségviselő törzsadatok kezelésénél lehetőség van arra, hogy ne csak ki lehessen törölni egy sort, amíg nem volt használva, hanem inaktívvá is lehet tenni. Ezen a panelen adható meg az is, hogy azokat a felbontásokat is fegyelembe vegye a program a lista elkészítése folyamán, amelyek inaktívak vagy sem.
Csoportosítás
A választott felbontások határozzák meg a csoportosítás lehetőségeit. A program minden variációra lehetőséget biztosít, Önnek kell eldöntenie, hogy melyikkel kíván élni:
Csak a nullától eltérőeket listázza
A négyzetbe 'pipát' téve arról dönthet, hogy a kimutatásain kizárólag azok a sorok jelenjenek meg, amelyeknek van egyenlege, és tartozik hozzá munkaszám, költséghely vagy költségviselő, vagy akár mindhárom.