NAV online

A NAV online számla rendszer lehetővé teszi a szállítói számlák letöltését. Ahhoz, hogy az Infotéka Napló.NET programban ezt meg lehessen valósítani, szükség van egy olyan technikai felhasználó felvételére, amelyiknek csak letöltési jogosultságot biztosít az a partnerünk, akinek a könyvelését végezzük. Így gyakorlatilag meghatalmaz minket ennek a feladatnak az elvégzésére. Azt célszerű megvizsgálni, hogy a GDPR szempontjai alapján a szerződésben kell-e emiatt módosítást végrehajtani.

 

A vevői számlák feldolgozását hibrid megoldással végezzük el. A legegyszerűbb megoldás az lenne, ha a vevői számlákat is a NAV online felületéről töltenénk le. Viszont magánszemély esetében csak annyi információ áll rendelkezésre, hogy a számla magánszemélynek készült. Ez alapján a későbbi azonosítás nem megoldott. Ugyanakkor minden számlázó programnak van egy kötelező funkciója: adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás. A vevői számlák feldolgozásának folyamata úgy történik, hogy a számlázó programból kinyert fájlban található bizonylatszámokat töltjük le a NAV online rendszerből és ha ott a jelölés magánszemély, akkor a vevő adatait fájlból olvassuk ki, még a számla egyéb adatait a NAV online rendszerből, ami lényegesen több információt tartalmaz. Ezért található ezen az ablakon a vevőkre vonatkozó adatok bekérésére is fül, itt adhatók meg a feldolgozáshoz használt oszlopok.

 

Ezek a funkciók csak azokra a számlákra működnek, amelyek a NAV 3.0 xsd szerint kerültek feltöltésre!

 

Elsőként adjuk meg annak a technikai felhasználónak az adatait a NAV online számla fülön, akinek biztosította a partnerünk a számlák letöltésére vonatkozó jogosultságot. Ne felejtse el a rögzített adatok tárolását és a kapcsolat tesztet. Amennyiben ez nem sikeres, akkor a megadott azonosítók nem lettek helyesen kitöltve vagy a letöltéshez való jogosultság nincs engedélyezve. A technikai felhasználó adatait célszerű másolni és beilleszteni, gépelésnél elég nagy a hibázás lehetősége.

 

 

Fontos, hogy a létrehozott technikai felhasználó a következő jogosultsággal rendelkezzen:

 

 

A partnerek által feltöltött számlák a mindig aktuális séma szerinti adatokat tartalmazzák. Ezekből az adatokból kell és lehet eldönteni, hogy a bizonylat milyen módon kerüljön a könyvelésbe, hogy azzal a további feladat minél kevesebb legyen.

 

A számlák a fizetési mód alapján vagy közvetlenül a pénztár naplóba vagy pedig a vevő naplóba kerülnek. Fontos, hogy a NAV online xml összesen 5 féle fizetési módot használ és ez alapján történik a szétválasztás:

 

 

 

Ha a számla devizában lett kiállítva, akkor a forintérték kiszámítása a számla xml állományban található árfolyam alapján történik.

 

•Ellenszámlának olyan főkönyvi számot célszerű majd választani, ami a cég tevékenységére leginkább jellemző. A bizonylat tételei rendelkeznek olyan tulajdonsággal, ami meghatározza, hogy előleg megfizetése vagy annak figyelembevétele történt. Ekkor az ellenszámla az előlegként megadott főkönyvi szám lesz.

•Az áfa főkönyvi szám szintén paraméterként megadható külön a készpénzes és külön a szállító bizonylatoktra, de pénzforgalmi áfás szállító esetében az ahhoz rendelt főkönyvi szám felülbírálhatja azokban az esetekben, amikor a bizonylat nem azonnali pénzmozgásra vonatkozik. Ilyen az előleget tartalmazó vagy a készpénzes számla.

•Az adó mértéke a bizonylat xml állományának összesítő részében megtalálható, így a bizonylat kontírozásainak a számát ebben az elemben található adó mértékek száma határozza meg, amit még az előleg tételek növelnek.

•A gyűjtőkód megadása során figyelembe vesszük, hogy a szállító partner bizonylata tartalmaz-e kisadózói jelölést, vannak-e előleg, illetve előleg visszavételre vonatkozó információk. Ezek hiányában az általános gyűjtőkódot használjuk.

 

És mindez a gyakorlatban

 

Szállítói oszlop számok

 

 

Ebben az esetben az áfa oszlopszámok úgy lettek beállítva, hogy azokban az esetekben, amikor a szállító nem pénzforgalmi áfás, az áfa összege azonnal levonásba kerül. Ha szállító esetében az a cél, hogy annak áfa értéke is csak a kiegyenlítéskor kerüljön levonásra, akkor ugyanazokat az áfa oszlopszámokat kell megadni, mint pénzforgalmis bizonylat esetében.

 

A kiadási oszlopszám meghatározásánál választhatja azt, hogy az itt beállított főkönyvi szám legyen vagy vizsgálja meg a program, hogy a partnerhez a bizonylat dátumát megelőző két évben melyik volt a legtöbbet használt főkönyvi szám és az ahhoz rendelt megjegyzés illetve áfa gyűjtőkód:

 

 

A tapasztalatok alapján nagy pontossággal kerül meghatározásra mind az ellenszámla, mind pedig a megjegyzés és áfa gyűjtőkód. Javasoljuk ennek használatát!

 

Egyéb szállítói adatok

 

 

Szintén tapasztalati érték, hogy a feltöltött számla xml állományok kb. 10 %-a nem tartalmazzák a bizonylat bruttó összegét. Tény, hogy ez az xsd állományban úgy van meghatározva, hogy nem kötelező, de mivel az adott környezetben értelmezhető (minden számla tartalmazza a bruttó összesent), emiatt azt gondoljuk, hogy ez hiba az előállító részéről. Ha jelöli, hogy ebben az esetben a könyvelés adja össze a az alap és áfa értékét és tekintse azt a bizonylat bruttó összegének, akkor ez a probléma megoldásra kerülhet.

 

További tapasztalat, hogy a feltöltött állományok egy része század fillér pontossággal határozza meg a bruttó összesen és áfa összesítő értékeket is. Utalásra és készpénzes kifizetésre sem fog csak egész érték kerülni. Ha kéri az egészre kerekítés funkciót, akkor a bizonylat bruttó összegét (akár tartalmazza az xml, akár az előző pont szerinti összeadásból származik) a matematika szabályai szerint az alkalmazás kerekíti.

 

Részben a kerekítés, de találkozhatunk olyan esetekkel is, amikor kerekítés nélkül is igaz, hogy az áfa mérték szerinti összesítés és a számla alap és áfa értéke között különbség van. Erre szolgál ez az opció, hogy ennek jelölésével a következő két főkönyvi számra (attól függően, hogy nyereség vagy veszteség) a különbözet könyvelésre kerül.

 

Végül a leginkább problémás eset, hogy a feltöltött számla xml állományok mintegy 20 %-a nem tartalmazza a fizetés módját. Ez véleményünk szerint szintén hiba, hiszen az adott környezetben értelmezhető (kevés olyan számlával találkozni, ami nem tartalmazza ezt az információt. Így ezeknek a bizonylatoknak a naplóba sorolása sem egyértelmű, ezért kérjük, hogy döntsék el, ezek a számlák melyik naplóba kerüljenek. Ha nem jelölik ezt az opciót, akkor a szállítói naplóba, ha jelölik, akkor a pénztár naplóba fognak kerülni. A letöltést követően elérhető olyan funkció, hogy a két naplótípus között mozgathatók a tételek!

 

Ha ezeket a beállításokat elvégezte, és a kapcsolódás teszt is sikeres, a szállítói számlák letöltésének technikai akadálya nincs. A letöltésről a következő fejezetben olvashat: NAV online szállítói számlák letöltése

 

 

 

Vevő oszlop számok

 

 

Lehetőség van arra, hogy a bankkártyás fizetési módot is "készpénzesként" kezelje a program és a banki kivonat alapján onnan kivezetésre kerüljön később. Az áfa oszlopok a képernyőképen úgy vannak beállítva, hogy a cég nem pénzforgalmis. Ha az, akkor annak megfelelően az utalás típusú számlához állítsák be az annak megfelelő oszlopszámokat.

 

A bevételeket a számla ismérvei alapján lehetőség van különböző bevételi oszlopokhoz rendelni.

 

A bevételi oszlopszám meghatározására itt is igaz a szállítóknál leírt anyag.

 

Egyéb vevői adatok

 

 

Itt is igazak a szállítóknál leírt információk. Ezen az ablakon annyi eltérés illetve többlet szerepel, hogy a speciális esetekhez megadhatók az áfa gyűjtőkódok. Ezek közé tartozik a fordított áfás, közösségi és harmadik országba történő értékesítés.

 

Ha ezeket a beállításokat elvégezte, és a kapcsolódás teszt is sikeres, a vevői számlák feldolgozásának technikai akadálya nincs. A vevő importról a következő fejezetben olvashat: Vevői számlák feldolgozása