Először válassza ki a napló típusát, valamint könyvelési fiókot (ha valamilyen okból a rögzítés során meg akar különböztetni tételeket). Esetünkben most a pénztár vagy bank naplót. Mivel mindkettőnek azonos a felépítése, így a rögzítést most a pénztárnaplón mutatjuk be.
Az ablak felépítését már megmutattuk a könyvelés fejezet elején. A rögzítés során felejtse el az egeret! A rögzítés úgy lett optimalizálva, hogy a forró billentyűkkel illetve az Enter gombbal folyamatosan tud könyvelni. A tételek rögzítéséhez kattintson az [ Új könyvelés ] gombra. Ekkor a "Kontírozás részletes adatok" területen az alábbi mezőket töltheti ki:
•Könyvelés dátuma
•Automata kontírkód
A törzsadatoknál felvett sablonok közül választhat vagy az Enter billentyűvel a következő mezőre léphet. Ha kontírkódot választott, akkor kitöltésre kerülnek azok a mezők, amelyeknek értéket adott a sablon felvételekor. Attól függően, hogy a tételnek van-e áfa tartalma vagy sem a következő mezők bekérését átlépi a program (tartozik, követel, áfa oszlop, áfa gyűjtőkód, teljesítés dátuma) ezzel kihasználva a sablon adta lehetőséget a gyors adatrögzítésre.
•Tartozik, Követel
A törzsadatoknál a számlatükörben a sorok tulajdonságai között szerepelt, hogy könyveléskor a tartozik vagy követel oldalon jelenhet meg. Ennek megfelelően választhat a két mezőben.
•Áfa ellenszámla
Csak azok közül az oszlopok közül választhat, amelyeknek a számlatükörben azt a tulajdonságot állította be, hogy áfa oszlop. Az első két karaktert a program felkínálja.
•Áfa gyűjtőkód
Ha a paraméterekben jelölte, hogy az áfa gyűjtőkódot használni akarja annak érdekében, hogy az áfa bevallást a program automatikusan elkészíthesse, akkor válasszon a felkínált lehetőségek közül.
•Teljesítés dátuma
Akkor tölthető ki, ha az áfa oszlop nem üres, vagyis áfa tartalommal rendelkező könyvelési tételt rögzít. A könyvelés dátumát felkínáljuk.
•Bizonylatszám, Pénztár/bank bizonylatszám
Töltse ki a bizonylatra vonatkozó azonosítókat. A bizonylatszám kitöltése kötelező!
•Partner
Ha a tétel partnerhez tartozik, akkor a partnertörzsből választhat, illetve új partner esetén könyvelés közben is bővítheti azt az [ Új partner ] gombra kattintva vagy az F3 funkcióbillentyű lenyomásával. Új partner rögzítésekor a tárol gombbal való kilépéssel az új partner neve kerül automatikusan a mezőbe. Az F4 funkcióbillentyű lenyomásával módosíthatja is a partner adatait. Ha ezt a mezőt kitölti, akkor attól függetlenül, hogy az automata kontírkód alapján a megnevezés mezőben volt vagy sem adat az már nem lesz elérhető és a tartalma is törlődik. Ebben a mezőben nem csak a névre, hanem az adószámra is kereshet!
•Hivatkozási szám
Akkor érhető el, ha partner került kiválasztásra az előző mezőben. Ekkor felkínálja a hozzá kapcsolódó nem rendezett vevői illetve szállítói bizonylatokat, amelyekből választhat. Ha olyan hivatkozási számot akar megadni, ami nem szerepel a választhatók között, a program azt is elfogadja.
•Megnevezés
Csak akkor érhető el, ha a partner mező nem került kitöltésre. Ha automata kontírkódot használ és kitöltötte hozzá a megnevezés mezőt is, akkor elég elfogadnia a felkínáltat, de szükség esetén természetesen módosíthatja is.
•Megjegyzés
A tételre vonatkozó információ adható meg. Automata kontírkód használata esetén ez a mező is automatikusan kitöltésre kerül az ott megadott értékkel, de ez is módosítható.
•Bruttó érték, áfa %, nettó érték, áfa érték
A tételhez könyvelendő bruttó érték, ami az esetleges áfa értéket is tartalmazza. Ha az áfa főkönyvi szám kitöltésre került, akkor a következőkben kiválaszthatja az áfa kulcsot, ami alapján a program kiszámolja és felkínálja a nettó értéket és áfa összeget.
•Felbontás
Amennyiben a paraméterezésben engedélyezte a felbontások használatát, akkor jelölheti, hogy ennél az adott tételnél kíván-e élni vele. Nem kell egeret használni a kijelöléshez vagy annak megszüntetéséhez. Elegendő a szóköz (SPACE) billentyű használata az állapot változtatásához. Erről bővebben a Munkaszám, költséghely, költségviselő pontban olvashat.
Fontos! Ha vevői bizonylatot rögzít és annak dátuma meghaladja a paraméterezésben beállított halasztás napjainak számát, akkor a program erre figyelmezteti. Ilyenkor ellenőrizze, hogy valóban olyan áfa főkönyvi számra könyvelte-e a kiegyenlítést (vagy részkiegyenlítést), amelyik az áfa analitika listában és a bevallásban nem fog megjelenni.
A funkció gombokkal lehet
•könyvelési tételt módosítani
•könyvelési tételt törölni (akár többet is egyszerre)
•a felbontást módosítani
•ellenőrizni a könyvelési tételeket, hogy azok megfelelnek-e a program által elvárt szabályoknak
•rögzítési listát kérni
A véglegesítéssel az adatok a könyvelésbe kerülnek. Ekkor már csak az archív ablakban lehet őket elérni és az ott megengedett funkciókkal karbantartani azokat.