Az infotéka Bér program lehetőséget biztosít arra, hogy a bizonylatokat akár dolgozóknak, akár a cég adott személyeinek email-ben titkosított csatolmányban eljuttassa. Ehhez mind az adatkezelőnek, mind az adatfeldolgozónak eleget kell tennie a GDPR előírásainak!
Állásfoglalás a bizonylatok elektronikus küldéséről
Levélküldés beállításai (SMTP)
Dolgozókhoz email cím rendelése és a küldés engedélyezése
Sablonok létrehozása a küldendő levelekhez
Mielőtt a technikai részleteket és a szoftverben való megvalósítást ismertetnénk, közzétesszük a bizonylatok elektronikus küldésével kapcsolatos állásfoglalás kérésünket és a kapott választ. A belső folyamatoknál javasoljuk ennek figyelembe vételét.
Kérdés
"Tisztelt Ügyfélszolgálat!
Kérem, hogy az alábbi kérdésre válaszukat megküldeni szíveskedjenek.
A Mt 160.§-a előírja, hogy a dolgozót tájékoztatni kell a számfejtett adatokról. Helyes-e az az elképzelésünk, ha ezt a fizetési bizonylatot személyre szólóan, titkosítva e-mailben elküldjük, amit a részére korábban megküldött jelszó használatával tud csak elolvasni, és az a dolgozó, aki ily módon kérte a fizetési bizonylat eljuttatását, a munkahelyen ugyanezt a fizetési bizonylatot már nem kapja meg, azt ha bankszámlára történik az utalás már nem írja alá? Természetesen az e-mail címmel nem rendelkező dolgozónak, vagy készpénzben történő kifizetés esetén a fizetési bizonylat papír alapon továbbra is átadásra kerül, egyidőben a munkáltatói példány aláírásával.
E-mailben történő fizetési bizonylat küldés esetén a dolgozó jelezheti, hogy a fizetési bizonylatot tartalmazó e-mailt valamilyen ok miatt adott hónapban nem kapta meg, illetőleg bármely régebbi időszakról is kérhet másodlatot.
Szükséges-e egy olyan lista aláíratása, hogy az adott időszakról a fizetési bizonylatot tartalmazó e-mail megérkezett, és azt a jelszavával megnyitotta, vagy elegendő a levelező program kimenő levelei között tárolni ezeket a leveleket?"
Válasz
"PM/12629-1/2018
Hivatkozással a Pénzügyminisztérium Ügyfélkapcsolati Információs Irodájára 2018. szeptember 21. napján érkezett megkeresésére, az abban foglaltakkal kapcsolatban az alábbi általános tájékoztatást adjuk.
A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (régi Mt.) 160. §-a 2012. június 30. napjáig volt hatályban.
A megkeresésében felvetett kérdései tekintetében a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) hatályos rendelkezései az alábbiak:
„Mt. 22. § (2) Írásbelinek kell tekinteni a jognyilatkozatot,
a) ha annak közlése a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas elektronikus dokumentumban (a továbbiakban: elektronikus dokumentum) kerül sor;”
„Mt. 24. § (1) Az írásbeli jognyilatkozat akkor tekinthető közöltnek, ha azt a címzettnek vagy az átvételre jogosult más személynek átadják, vagy az elektronikus dokumentum részükre hozzáférhetővé válik, továbbá a 22. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott jognyilatkozat esetében, ha azt a helyben szokásos és általában ismert módon közzéteszik. Az elektronikus dokumentum akkor válik hozzáférhetővé, amikor a címzettnek vagy az átvételre jogosult más személynek lehetősége nyílik arra, hogy annak tartalmát megismerje. A közlés akkor is hatályos, ha a címzett vagy az átvételre jogosult más személy az átvételt megtagadja vagy szándékosan megakadályozza.
„Mt. 24. § (4) Vita esetén a jognyilatkozatot tevő felet terheli annak bizonyítása, hogy a közlés szabályszerűen megtörtént.”
„Mt. 155. § (2) A kifizetett munkabér elszámolásáról a tárgyhónapot követő hónap tizedik napjáig írásbeli tájékoztatást kell adni.
(3) A (2) bekezdés szerinti tájékoztatásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét ellenőrizni tudja.”
A kifizetett munkabér elszámolásáról a tárgyhónapot követő hónap tizedik napjáig írásbeli tájékoztatást köteles adni a munkáltató (a továbbiakban: bérjegyzék).
Az írásbeliség követelménye teljesíthető elektronikus dokumentum formájában (pl. e-mailben, faxon), feltéve, hogy a közlés alkalmas az információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására. Továbbá a címzett (munkavállaló) számára az elektronikus dokumentumnak hozzáférhetőnek kell lennie, ami azt jelenti, hogy lehetősége nyílik a munkavállalónak arra, hogy az elektronikus dokumentum tartalmát megismerje.
Általános szabály, hogy vita esetén a jognyilatkozatot tevő felet terheli annak bizonyítása, hogy a közlés szabályszerűen megtörtént, ami azt jelenti, hogy a munkáltató köteles bizonyítani, hogy az adott e-mailben foglalt vagy ahhoz csatolt bérjegyzék a munkavállaló számára hozzáférhetővé vált. Álláspontunk szerint az elektronikus dokumentumokhoz kapcsolódó esetleges bizonyítási nehézségek miatt nincsen jogi akadálya annak, hogy a munkáltató a bérjegyzék e-mail útján történő hozzáférhetővé tételéről, illetve annak megtörténtéről nyilatkoztassa a munkavállalót, azaz a munkavállaló papír alapon, aláírásával is igazolja az e-mail saját postafiókjába történő megérkezését.
Jelen tájékoztatás a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény alapján nem minősül a hatóság állásfoglalásának, jogi iránymutatásának. A tájékoztatás, felvilágosítás a minisztérium szakmai álláspontját tükrözi, amely egy esetleges munkaügyi vitában az eljáró bíróságot nem köti."
A használatba vétel lépései
Helye: Paraméterek / Levélküldés beállításai
A legördülő listából válassza ki, hogy az általános vagy csak az adott cég e-mail küldés beállításait akarja elvégezni. Abban az esetben, ha a cég bizonylatait levélben, csatolt mellékletként küldi ki és a cégre vonatkozó e-mail beállítások üresek, akkor az általános levelező kiszolgálón fogja a kommunikációt elvégezni.
A cég e-mail beállításainál az adatbekérés felülete változatlan, viszont ha mégis az általánost szeretné használni, akkor lehetősége van az itteni beállítások törlésére.
Az adatok helyes megadásáról a teszt email küldése gombra kattintva győződhet meg. Ekkor a megadott címre a beállítások szerinti küldő által levélnek kell érkeznie. Ameddig ez nem sikeres, a beállítások nem helyesek. Ha "csatolt fájlt kódolva" opciót engedélyezi, akkor a leírás következő pontjaiban a képernyő képeken látható jelszó generálás és jelszó küldés gombok aktívak lesznek, egyébként nem elérhetők. Ennek az opciónak a jelölésével biztosíthatja, hogy csak az email címre kiküldött jelszavak használatával lesznek megnyithatók a későbbi levelekben található csatolmányok (pl.: fizetési bizonylat).
Dolgozókhoz email cím megadása, illetve a küldés engedélyezése
Ezt a programban két helyen is megteheti:
Dolgozók / Elérhetőségek
Listák ablak jobb felső sarkában található boríték ikonra kattintva
A dolgozó(ka)t kiválasztva és a módosít gombra kattintva megadható az email cím illetve az email küldés engedélyezése:
A jelszó generálás és jelszó küldés gombok csak akkor érhetők el, ha a levélküldés paramétereinek beállításánál a "csatolt fájlt kódolva" opciót jelölte.
Ahhoz, hogy az elektronikus bizonylatokat meg lehessen nyitni, szükség van mindenkinek egyedi jelszó generálásra és a jelszó elküldésére. A jelszó generáláshoz jelölje ki azokat a dolgozókat, akiknek a generálást el akarja végezni, majd kattintson a jelszó generálás gombra. A generálás során minden esetben új jelszó jön létre, így a műveletet csak azokra végezze el, akik még nem rendelkeznek jelszóval, vagy szándékosan módosíttatni akarja. Az újonnan generált jelszóval a korábban elküldött bizonylatok nem nyithatók meg!
Jelszó elküldése
Jelölje ki azokat a dolgozókat, akiknek a jelszavát el akarja küldeni a hozzá beállított email címre, majd kattintson a jelszó küldés gombra. A jelszó akár többször is elküldhető, amennyiben a személy nem találja az eredetileg elküldöttet. A következő tartalommal kerülnek kiküldésre:
Ezekkel a lépésekkel megteremtette a technikai feltételeit annak, hogy bizonylatokat elektronikusan tudjon küldeni és azt a küldött fél meg is tudja nyitni.
Lehetőség van előre sablonokat meghatározni a különböző folyamatokhoz, amelyeket a küldéskor még természetesen lehet módosítani.
Tud újat felvenni, meglévőt módosítani illetve törölni. Új sablon felvétele, illetve módosítása:
Akkor történhet meg a bizonylat elektronikus küldése, ha a lista formátum legördülő mezőből az "Email Pdf-el" lehetőséget választja. Minden egyéb beállítás, opció a korábbiak szerint használható. Ebben az esetben a lista gombra kattintva a következő ablak jelenik meg:
A legördülő listák közül választhatja azt, hogy a bizonylatokat egyben küldi ki elektronikusan a kiválasztott email cím(ek)re, vagy közvetlenül a dolgozóknak. A dolgozóknak közvetlenül opció csak akkor elérhető, ha a lista típusa dolgozóra vonatkozó. Például az utalandó adókat közvetlenül dolgozóknak nem tudja küldeni. Nézzük először a dolgozóknak küldhető folyamat leírást úgy, hogy kiválasztjuk a korábban létrehozott fizetési bizonylat sablont:
Az email tárgyát és annak szövegét is tudja módosítani a küldés előtt, valamint a megjelenítés opcióval a küldendő oldalak először megnézhetőek, majd megerősítés után történik a tényleges kiküldés:
Nézzünk egy ilyen levelet:
Előfordulhat, hogy a levelet a levelezők valamelyike spam-nek érzékeli, így annak a fióknak a megtekintése is ajánlott!
Ha a "Listák küldése egyéb email címzetteknek egyben" opcióval küld bizonylatot csatolt mellékletként, akkor az Email címzettek kiválasztása ablakon vehet fel címzetteket és jelölhet ki a már felvettek közül akár többet is. Az eljárás hasonló, mint a dolgozók esetében, vagyis jelszót kell generálni és azt elküldeni a címzettnek.
Akár olyan eset is előfordulhat, hogy a dolgozó egyben a cég valamely ügyintézője is. Ekkor bár ugyanazzal az email címmel, de itt is fel kell venni és jelszót kell generálni. Természetesen ekkor két jelszóval rendelkezik. Az egyik a saját magára vonatkozó bizonylatok, a másik a céggel kapcsolatos bizonylatok megtekintését biztosítja.